Resmi iş iletişimi şirket antetli kağıdındadır ve genellikle kapanış selamının altında yazarın imzasını içerir. Bu tür bir iş iletişiminin biçimi basittir; Bununla birlikte, birden fazla kişinin imzalarını gerektiren bir mektup, mektubun neden birden fazla imza içerdiğini açıklamak ve birden fazla imza için yer sağlamak için biraz farklı bir şekilde oluşturulmalı ve biçimlendirilmelidir.
Geleneksel Blok Biçimi
İş yazışmaları geleneksel blok biçiminde olmalı, yani tarih, antetli kağıdın altında iki satır boşluk bırakılmalıdır; muhatabın adı ve posta adresi, tarihin altındaki iki satırlık boşluktur; bir konu satırı muhatap bilgisinin altında iki satır boşluk bırakmaktadır ve son olarak konu satırının altındaki iki satır boşluğu karşılamadır. Resmi ticari yazışmalar için kabul edilebilir selamlar "Sayın Bayan Smith", "Sayın Bay Jones", "Beyler" ya da sadece "Selamlar" dır. Son örnek, mektubunuz karma cinsiyetlerin çoklu adresleri için olduğunda faydalıdır. Geleneksel blok formatı, paragrafların her satırda sol kenar boşluğu ile aynı hizada bulunmadığı anlamına gelir.
Birden Çok İmza Nedeni
Yazışmalarınızı ele aldığınız kişi neden birden çok imzalayan olduğunu zaten bilse de, mektubunuzun gövdesindeki sebebi kısaca tekrarlamak akıllıca olacaktır. Bir mektubun birden fazla imza gerektirebileceği durumlar, birden fazla kişiden yetkilendirme gerektiren bir eylemin iletilmesini veya mektubunuzun ilettiği mesajı destekleyen birkaç kişinin toplu görüşlerini ifade etmeyi içerir. Örneğin, "ABC Şirketi'nin yürütme liderliği ekibi adına, bu mektup, ek insan kaynakları personeli işe alma konusundaki yazılı isteğinizi tartıştıktan sonra elde ettiğimiz fikir birliğini ortaya koyar." Mektubun ilk paragrafında, iletişiminizin nedenini ve mektubun neden birden fazla imza içerdiğini belirtin. Mektubunuzun aşağıdaki paragrafları elbette sol kenar boşluğu ile aynı hizada.
Kapanış Selamlaması ve İmza Blokları
Kapanış selamı, "Gerçekten Saygılarımla" veya "Saygılarımla" veya "Saygılarımla" gibi resmi bir iş mektubu için uygun olanlardan biri olmalıdır. Kapanış selamlaması, son paragrafın altında iki satır boşluğuyla başlar.
Yalnızca iki imzanız varsa, yazılı bir imza için yeterli alan olan dört satır boşluğunu atlayın ve ilk imzalayanın adını sol kenar boşluğuyla aynı hizada yazın. İmzalayanın adının altındaki satıra konumlarını veya unvanlarını yazın. İkinci imzalayanın adı ve konumu veya unvanı için dört satır daha atlayın. Kuruluşta en üst sırada olan kişinin adı ve unvanı ilk imza bloğu olmalıdır.
Üç işaretleyiciniz varsa, dört satır boşluğunu atlayın ve Signer 1'in adını sol kenar boşluğuyla aynı hizada yazın. Sekmeyi işaretleyin ve Signer 2'nin adını yazın; sekmeyi tekrar girin ve Signer 3'ün adını yazın. Bir satır boşluğunu aşağıya atlayın ve Signer 1'in konumunu veya başlığını yazın, tab üzerine tıklayın ve Signer 2 ve Signer 3 için aynısını yapın;
Dört imzalayıcı için dört satır boşluğunu atlayın ve Signer 1'in adını sol kenar boşluğuyla aynı hizaya getirin. Sayfanın ortasına tıklayın ve Signer 2'nin adını yazın; Bir sonraki satıra atlayın ve Signer 1 ve Signer 2'nin pozisyonunu veya unvanını doğrudan adlarının altına yazın. Diğer dört satırlık boşluğu aşağı atlayın ve Signer 3 ve Signer 4 formatlarını tekrarlayın.
Taslağınızı Dolaşın
Birden fazla kişi adına bir mektup hazırladığınız için, imzalarını talep etmeden önce taslağı dağıtmak iyi bir uygulamadır. Girişlerini memnuniyetle karşıladığınızı ve taslağı e-postayla veya her bir kişiyi ayrı ayrı ziyaret ederek gönderdiğinizi söyleyin. Herkes mektubun mesajının içeriğini ve teslimini kabul ettiğinde, son halini hazırlayın ve imzaları için şahsen dolaştıracağınızı herkese bildirin.
