Bir işletme mektubunun doğru bir şekilde ele alınması, profesyonel görünmek ve bir mektuba sağlam bir başlangıç oluşturmak için önemlidir. Yanlış yazılmış bir işletme mektubu, yazarın tembel ya da eğitimsiz olduğunu gösterir. Bir iş mektubu bir arkadaşınıza mektup yazmak gibi değildir ve farklı şekilde ele alınmalıdır. İş mektupları her zaman bir veya iki yazdıktan sonra kopyalanması kolay bir format izler. İş mektubunu bilgisayarınıza kaydedin ve gelecekteki harfler için bir şablon oluşturmak için bilgileri değiştirin.
Gönderenin adresini ve alıcının adresini 12 puntolu bir fontta, Times New Roman gibi okunması kolay bir font tipinde yazın. Microsoft Office gibi programlar, bir harf sihirbazı ve uygun biçimlendirme içeren şablonlar sunar. Microsoft Office 2010'da, "Dosya" düğmesini seçin ve sonra "Yeni" yi tıklayın ve yeni bir harf oluşturun veya bir şablonu açın.
Mektubu yazmak için adınızı ve adresinizi içeren şirket antetli kağıdını kullanın. Antetli kağıt yoksa, adresinizi, cadde adresi, şehir ve ZIP kodu da dahil olmak üzere, harfin üst kısmındaki sola hizalı olarak hizalayın.
Tarihi, üstten sola doğru iki inç yazınız. Antetli kağıt kullanıyorsanız, antetli kağıdın altında tarih görüntülenir. Sadece adresinizi yazıyorsanız, tarih doğrudan adresinizin altına gider. Mektubu birkaç güne yazarsanız, mektubun bittiği tarihi yazın. Ayı yazın ve yılı ekleyin. Örneğin, 30 Haziran 2009’da yazılmış bir mektup 30 Haziran 2009 tarihli olacaktır.
Alıcının adresini, tarihin altına, haklı bırakılmış olarak yazın. Yazdığınız kişinin adını ve adını ekleyin. Adresi ABD Posta Servisi biçiminde yazın.
Adresin altına bir selam yazın. Bu genellikle Sevgili'dir (adreste kullanılan kişi). Kişinin adını sadece onları iyi tanıyorsanız yazın, aksi takdirde, Bay, Bayan, Bayan veya Dr. kullanın. Kişinin cinsiyeti konusunda emin değilseniz, yalnızca kişinin adını ve soyadını yazın. Alıcı için belirli bir adınız yoksa, selamlama olarak "Kime Endişeli Kime" kullanın. Selamlamadan sonra bir kolon kullanın.
