Belge kontrolü işlevi, bir kuruluştaki belge akışı ve depolamayı çeşitli işlevler ve işlemler aracılığıyla yönetme sorumluluğuna sahiptir. Bunlar, dosyaları saklamayı ve Siliconfareast.com sitesinde belirtildiği şekilde uygun dağıtım ve revizyon prosedürlerinin kullanılmasını içerir.
Kütüphane sistemi
Belge kontrol işlevi, dahili kütüphane prosedürlerini uygun bir şekilde sürdürme rolünü üstlenir, böylece uygun personel erişimi gerçekleşir, ancak resmi belgelerin bulunduğu yerler her zaman bilinmeye devam eder.
Depolama / Dosyalama
Belge kontrol fonksiyonunun bir diğer önemli etkinliği, gerekli tüm dosyaların uygun şekilde erişilebilir olmasını sağlamak için belge depolama ve dosyalama işlemidir.
Düzeltmeler
Belge kontrol işlevi, resmi olarak onaylanmış belgelerin sadece uygun süreçler ve onaylar çerçevesinde revize edilmesini sağlama sorumluluğuna da sahiptir. Bu, önceden onaylanmış bir belgede ek değişiklikler yapmadan önce belirlenmiş imzalar gerektiren bir belge sistemi (veya proje) değişiklik talebi (DCR) içerebilir.
İş akışı
Belge kontrol personeli ayrıca, kelime işlemesi veya taraması gibi faaliyetler için uygun büro veya sekreterya personeline belge atamak gibi verimli iş akışını sağlamak amacıyla faaliyetler yürütmektedir.
Takip
Belge kontrol işlevi ayrıca, belgelerin iş akışı sürecinde çok uzun zaman geçirdiğini gösteren yaş listelerinin kullanılması gibi genel iş akışı süreci boyunca belgelerin zamanında üretilmesini izler.
