Belge kontrolü, yayımlanan belirli bir belgenin sürümlerini kontrol ederek belirli bir kuruluşun verimliliğini artırmak için kullanılır. Bu, çalışanların hepsinin belirli bir belgenin doğru sürümlerine sahip olmasını sağlar. Intelex'e göre, ISO standartları işletmelerdeki süreçleri standartlaştırmaya yardımcı olan ve aynı zamanda işletmelerin yeterli kayıtları tutmalarına yardımcı olan bir dizi uluslararası standartlar. Şirketler, kendi işlerinde hangi standartların geçerli olduğunu anlamalı ve bu standartlara uyulmasını sağlamak için doküman kontrol önlemlerini kullanmalıdır.
Kağıtları Minimize Etme
Intelex'e göre, belge kontrolü genellikle kağıt belgelerin azaltılmasını veya ortadan kaldırılmasını amaçlar, böylece belgeler çevre üzerinde daha az etkili olur ve şirket maliyetlerini düşürür.
Erişim kolaylığı
Erişim kolaylığı, belge kontrolü ile ilgilenirken de önemli bir husustur. Şirketler, örneğin internetten bu bilgilere kolayca erişebiliyorlarsa, bilgileri güncel tutmak için daha kolay bir zamana sahip olacaklar.
Sınıflandırma
Belgeler mantıksal kategoriler halinde düzenlenmelidir. Böylece, verilen bir durum için uygun belgeler bulunabilir. Bu belgeler genellikle 9000 Dünyasına göre politika, prosedür, çalışma talimatı ve formlar ve kayıtlar gibi kategoriler halinde düzenlenir. ISO, gerektiğinde ilgili belgelerin mevcut olmasını gerektirir.
Uzmanlık
Belgeler sonlandırılmadan önce kapsamlı olarak gözden geçirilmelidir. 9000 Dünyası'na göre, birçok durumda, bu belgeler hem gözetim amacıyla hem de hataları gözetmek için fazladan bir çift gözle hata yapılmadığından emin olmak için birden fazla kişi tarafından gözden geçirilmelidir. Gözden geçirme döngüsü, daha fazla uzmanlığa sahip olacakları ve hataları anlayabilecekleri için belirli belgelere dahil olan çalışanları ve onları denetleyen yöneticileri içermelidir. ISO, dokümanların yayınlanmadan önce yeterlilik için onaylanmasını gerektirir.
Revizyon Durumu
ISO standartları, dokümanların gerektiğinde gözden geçirilmesini ve güncellenmesini gerektirir. Belirli bir şirketteki koşullar kaçınılmaz olarak değişecektir ve mantıklı olduğunda belgelere güncellemeler eklenmelidir. 9000 Dünyaya göre revizyon durumu belgeye konulmalıdır. Bu durumlar taslak, gözden geçirme ve onaylamayı içerir. Her ne sebeple olursa olsun şirket tarafından tutulan eski belgeler.
okunabilirlik
Dokümanlar her zaman 9000 World'e göre ihtiyaç duyanlar tarafından okunabilir ve erişilebilir olmalıdır. ISO, belgelerin aşınma veya hasar aldıklarında güncellenmelerini gerektirir.
dağıtım
9000 Dünyasına göre, sadece bir şirketten kaynaklanan belgeler kontrol edilmemeli, aynı zamanda ülkeden çıkan belgeler de kontrol edilmelidir. Şirketin sahip olduğu ürün ve makinelere ait kullanıcı belgeleri gibi birçok belgenin şirketteki doğru kişilere açıkça işaretlenmesi ve dağıtılması gerekir.
