Ödenecek hesaplar finansal kayıtlarınızın kritik bir parçasıdır ve dikkatli bir uzlaşma ve gözetim olmadan dolandırıcılığa maruz kalabilir. Güçlü hesaplar ödenebilir denetim prosedürleri fatura ödemelerinizin doğruluğunu ve zamanında olmasını sağlayabilir. Ödenecek en iyi hesaplar denetim prosedürleri günlük çekler, rutin iç kontroller ve dış denetim prosedürlerinin bir karışımını sağlar.
Rutin İşlemler
Ödenecek hesaplar, ödemeleri kaydedilen girdilerle uzlaştırmak için günlük olarak dengelenmelidir. Ödenen toplam tutar ile kaydedilen toplam arasındaki herhangi bir tutarsızlık derhal incelenmeli ve uzlaştırılmalıdır. Borç hesaplarına katılan her bireyin yönetimi nezaretinde katı olmalı ve faaliyetlerin rutin olarak izlenmesini de içermelidir. Yöneticiler, borçlu personelin hesaplarındaki suiistimal bulgularını izlemek için eğitilmelidir.
Bir denetim izi oluşturulmasına yardımcı olan imza prosedürleri yürürlüğe girmelidir. Bu imzalar, tüm bilgilerin doğru olmasını sağlamak için günlük mutabakatların yönetim incelemesini, aylık tutarsızlık raporlarını ve büyük işlemlere yönelik bireysel imzaları içermelidir.
İç Kontroller
Borç hesapları için dahili kontroller, ödeme tutarlarına göre imza gereksinimlerini içermelidir. Birkaç imza gereksinimi uygulamayı düşünün. Örneğin, 5.000 ABD Dolarından fazla olan kalemler için bir muhasebe yöneticisinin imzası, 10.000 ABD Dolarından fazla olan kalemler için icra imzası ve 25.000 ABD Doları'nın üzerindeki ödemeler için çift imza gerekliliği gerekebilir. İmza gereksinimlerinizi, gelir toplamınızla ve işinizden en fazla fayda sağlayacak sahtekarlığa karşı duyarlı olmayla eşleştirin.
Borç hesapları için rutin kontrol prosedürleri oluşturun. Doğruluğu sağlamak için bireysel ödemelere anında kontroller ekleyin. Örneğin, her gün beş borçları gözden geçirin ve ödeme tutarını ve alacaklı bilgilerini kontrol edin ve muhasebe kayıtlarının doğru şekilde tamamlandığından emin olun.
Bir ayın veya bir mali dönemin sonundaki kitap kapatma prosedürleri sırasında, toplamlar ve hesap mutabakatları dahil olmak üzere tüm ödenecek hesap işleri için imza prosedürlerini dahil edin. Ek olarak, ödenecek hesaplardan tahsil edilen ödeme seviyelerini takip eden bir rapor hazırlayın. Ödeme seviyeleri aniden artarsa veya azalırsa, nedenlerle ilgili otomatik bir soruşturma yapılması olası sorunlara yol açabilir.
Dış denetimler
Çoğu dış denetim, test alanı olarak ödenecek hesapları içerir. Dış denetimler detaylı bir şekilde hesap ödenebilir hesaplar almalı ve tüm muhasebe kayıtlarındaki detaylardan toplam toplamları toplamlara kadar izlemeli ve banka para çekme işlemlerini içermelidir. Derinlemesine test için belirli maddeler seçilmelidir. Ödemelerin alındığını doğrulamak için belirli alacaklılarla iletişim kurulmalıdır. Ek olarak, rutin mutabakatlar doğruluk ve mantıksal işlem için gözden geçirilmelidir. Büyük tutarsızlıklar ile herhangi bir uzlaşma tamamen araştırılmalıdır.
Dış denetimler kayıt dışı yükümlülükleri test etmelidir. Tüm faturaları belirli bir eşik üzerinde seçmeyi ve derinlemesine gözden geçirme için rastgele bir rutin fatura seçimini düşünün. Ödeme kayıtlarına, iade kredilerine, alınan ancak faturalandırılmayan mallara ve faturaya özel hesaplara bakın. Her faturanın doğru sürede doğru şekilde kaydedildiğinden emin olun. Bir borç olarak kaydedilmiş olup olmadığını veya zaman diliminden uygun bir şekilde dışlanıp dışlanmadığını görmek için hesabı inceleyin.
