Bir muhasebe bilgi sistemi, iç yönetim amaçları için doğru ve zamanında finansal bilgi sağlar. Bu sistemler kağıt kılavuzları ve defterleri içerebilirken, günümüz iş ortamındaki çoğu sistem muhasebe yazılımı programları veya uygulamaları üzerine kuruludur. Bu sistemler, işletme sahiplerine karar vermeleri için finansal veya operasyonel raporlar sunar. Bir muhasebe bilgi sistemi ayrıca, bölüm ve şirket genelindeki hedefleri birleştirebilir ve yerine getirebilir.
Merkezi Bilgi Toplama
Muhasebe bilgi sistemleri bir işte çeşitli amaçlar için bilgi toplar. Büyük kuruluşlar bu sistemi sıklıkla birden fazla işletme departmanından veya bölümünden finansal ve diğer bilgileri toplamak ve düzenlemek için kullanırlar. Bir muhasebe sistemi ayrıca birkaç ulusal veya uluslararası lokasyona sahip kuruluşlara yarar sağlayabilir. Bu sistem, pek çok kaynaktan gelen bilgilerin, muhasebecilerin bu verileri topladığı ve işlediği merkezi bir yere elektronik olarak aktarılmasını sağlar. Bazı sistemler gerçek zamanlı formatta bilgi toplayabilir.
Çekler ve Bakiyeler
Muhasebe yöneticileri ve denetçileri, görevleri ayırmak ve farklı muhasebe fonksiyonları için kontrollerin yerinde olmasını sağlamak için bir muhasebe bilgi sistemi kullanır. Borçlar hesapları, alacak hesapları, maaş bordrosu, departman finansal verileri, sabit varlıklar ve her bir işi ayrı bir modüller altında ayrı bir muhasebe sisteminde satın almak ve bireysel işlem süreçleri ve prosedürleri talep etmek. Bu bireysel modüllerin her biri, verileri genel muhasebe defterine özetler ancak yol boyunca sistem kontrollerini ve dengelerini sağlar. Bir şirketin genel defterine iletilmeden önce verilerin doğruluğunu sağlamak için ayrı modüllerden raporlar oluşturulabilir.
İş Akışını İyileştirme
Bireysel departmanlardaki iş akışının iyileştirilmesi, genellikle bir muhasebe bilgi sisteminin uygulanması ile güçlenir. Muhasebe dışındaki bölümler, çeşitli nedenlerden dolayı kritik bilgilerin şirketin iç finansal bilgi sistemi üzerinden nasıl işlendiğini anlamalıdır. Kaynak dokümanlar - faturalar, satınalma siparişleri, çalışan harcama raporları, bordro girişi için zaman çizelgeleri, faturalar ve varlık edinme formları gibi - kaynakçıdan muhasebe departmanına kadar yollarını bulmalıdır.
Yazılıma bağlı olarak, muhasebe sistemi, sürecin farklı bölümleri için sisteme manuel olarak girilmesi için çeşitli bilgiler gerektirir. Bu genellikle finansal verilerin işlenmesi ile ilgili diğer bölümlerin iş akışını belirler. İhtiyaç duyulan bilgileri açıkça tanımlayan prosedürler ve işlemler, bu bilgilerin işlenmesi ve onay süreci, gereksiz çalışmanın azaltılmasına yardımcı olmak ve muhasebe departmanının finansal verileri işlemek için gerekli onayları almasını sağlamak.
