İnsan Kaynakları (İK) departmanları şirketler ve işletmelerde ayrılmaz bir rol oynamaktadır. İK personeli genellikle yeni çalışanlar bulmaktan, iş ilanlarını doldurmaktan, faydaları yönetmek ve bir şirketin politika ve kültürünü tanımlamaktan sorumludur. İK departmanının birkaç rolü vardır, bu yüzden işletme prosedürlerini uygulamaya koyması çok önemlidir.
İşe Alma ve Kiralama
Kurulan İK departmanlarının çoğu işe alım sürecine ilişkin işletim prosedürleri belirlemiştir. Bu prosedürler tipik olarak bir pozisyon açma talep formu, iş yeri boşluğu bildirim süreci, görüşme süreçleri ve işe alım şartlarını içerir. Bu, İK departmanının açık pozisyonun bütçeye uyduğundan, mümkün olan en iyi adayların belirlenebildiğinden ve tüm iş başvuru sahiplerine eşit ve adil davranıldığından emin olmasını sağlar.
Fayda Yönetimi
Birçok İK departmanı, sağlık ve sağlık sigortası, tatil poliçeleri ve emeklilik planları gibi her türlü çalışan menfaati için belirlenmiş prosedürlerle çalışır. Bu tür prosedürlerin örnekleri arasında, belirlenmiş uygunluk gereklilikleri (örneğin, bir çalışanın sağlık sigortasına hak kazanmasından önce 90 gün kalifikasyon süresi gibi) olması ve belirlenmiş kayıt sürelerinin (genellikle yıllık veya mali yılın başında) tanımlanması yer almaktadır.
Diğer set prosedürleri kişisel ve tatil zamanlarında yaratılır. Örneğin, bir çalışan bir tatil günü geçirmek istiyorsa, bir tatil isteği formu doldurmalı ve yöneticisinin sırayla onaylamasını sağlamalıdır. Bu, aynı gün çok fazla çalışanın bir arada çalışmasını sağlayarak kaosun önüne geçer.
Örgütsel iletişim
İK departmanı ayrıca, şirket politikalarında değişiklikler gibi mesajlar için şirket genelinde etkili ve tutarlı mesajlar sağlamak için kurumsal iletişim prosedürleri oluşturmalıdır. Şirket iletişiminde tutarlılığa sahip olmak önemlidir çünkü iletişimi genel şirket markası ve stratejisine bağlar ve çalışanların iletişimde olmalarını ve söylentileri engelleyerek döngüde kalmalarını sağlar.
Çalışan Yönetimi
Tüm çalışanların eşit muamele görmesini sağlamak için, birçok İK departmanı çalışan incelemeleri, terfi ve artırmalar ve işten çıkarmalarla ilgili prosedürler koymuştur. Bu prosedürler, bölüm yöneticilerinin “favorileri” seçmesini zorlaştırır ve tüm çalışanlar için oyun alanını dengeler. Örneğin, İK departmanları genellikle aynı ölçekte herkesi ölçen yıllık veya üç aylık çalışan performans incelemelerine sahiptir. Bazı İK departmanlarında ayrıca çalışanın maaş artışı veya promosyon alması için belirlenmiş şartlar (ölçülebilir) ile ilgili prosedürler vardır. Bu tür prosedürler, çalışanların moralini de yükseltebilir, çünkü çalışanlara kariyer ve parasal amaçlarına ulaşmak için kılavuzlar koyar.
