Bir şirketin iş ayı boyunca, muhasebeciler muhasebe sistemine çeşitli girişler yaparlar. Bu girişlerden bazıları doğrudan genel deftere yapılan “günlük girdileri” adı verilen defter girişi olarak gerçekleşir. Bu girişlerden bazıları, bir ay içinde girildiğinde, hesabı silmek için bir sonraki ay içinde tersine çevrilmelidir. Bunun geçerli olduğu bir alan aylık tahakkuklardır.
Girişleri Tersine Çevir
Tersine çevirmeyi gerektiren bir giriş, iki hesap dönemine ayrılan masrafları tahsis etmek için muhasebe sistemine girilen tutarları içerir. Örneğin, yalnızca faizli bir kredi ödemesi faturasının her ayın 15’inde ödenmesi gerekiyorsa, girişin yalnızca yarısı geçerli ay için geçerli olurken, girişin diğer yarısı bir sonraki ay için geçerlidir. Bu işlemi gerçekleştirmek için muhasebeci cari aydaki tutarın yarısını harcar ve tutarın ikinci yarısı için düzeltme girişi yapar. Gelecek ayın başında, muhasebecinin hesabı silmek için ayarlama girişini tersine çevirmesi gerekir. Tersine girişleri kullanmanın avantajı, muhasebecinin, oluştukları dönemde giderlerini yansıtmasına izin vermesidir.
Tahakkukları
Muhasebeciler, alınmayan gider kalemleri için girişler oluşturur. Örneğin, bir müşteriye 500 ABD doları fatura ettiyseniz, ancak bu faturanın işini tamamlaması için bir satıcıya 100 ABD doları ödemeniz gerekiyorsa ve satıcı faturasını almadıysanız, bunun için tahakkuk etmeniz gerekir. Amaç, elde edilen gelir için giderlerin de kaydedilmesini sağlamaktır. Müşteriye 500 ABD doları faturalandırdığınız ay için, satıcıya 100 ABD Doları tutarında bir gider tahakkuk ettirirsiniz; bu, gelecek aydaki ters girişi gerektirir. Ancak, girişleri tahakkuk ettirip ters çevirdiğinizde, ters girişi yapmayı unutamazsınız, aksi halde gider hesabınız denetlenmez. Ters girişleri kullanmanın bir dezavantajı, giriş yapmayı unutabileceğiniz ihtimaldir.
Çift çalışma
Ters giriş yapmak, başarılı bir şekilde tamamladıklarından emin olmak için izlemelerini gerektiren bir sistem gerektirir. Bir e-tablodaki girişleri tersten izlemeden, gelecek dönemde neyi tersine çevireceğinizi bilemezsiniz. Ters girişleri manuel olarak girmenizi gerektiren muhasebe sistemleri, muhasebecinin çift iş yapmasını gerektirir. Önümüzdeki dönemde tersine çevirmeyi gerektiren her giriş için, muhasebecinin her dönemde bir olmak üzere iki giriş yapması gerekir. Bu hantal bir görev olabilir ve herhangi bir hatanın izlenmesini gerektirir, çünkü bir dönemde girilen ve bir sonraki sırada ters çevrilen miktarların sıfıra aynı olması gerekir.
Genel Muhasebe veya Hesapsız Hesaplar
Ters girişleri kullanmanın diğer bir sakıncası, hataların hesabın üzerine gelmesini veya altını çizebilmesidir. Tahakkuklar, bir muhasebecinin gerçekleşen ancak alınan gelir veya giderleri doğru bir şekilde izlemesine izin verirken, girişi tersine çevirmeyi unutmak, hesabın abartılı veya sade bir miktarına neden olabilir;
Daha Fazla Giriş, Daha Fazla Hata
Ters girişleri kullanmak muhasebecinin işini iki katına çıkarır ve manuel iş arttığında hata şansı artar. Tahakkuk eden girişlerin otomatik olarak geri alınmasını sağlayan bir sistem en verimli olabilir, çünkü orijinal giriş sadece bir kez yapılmalıdır. Her ne kadar muhasebeci ters girişleri gözden geçirse de, çalışmalarını ikiye katlaması gerekmeyecekti.
