Küçük işletme sahibi olarak, yaratıcılığı ve yeniliği teşvik eden üretken bir çalışma ortamı yaratmak istersiniz. Eski mobilyalar ve eski bilgisayarların bulunduğu küçük, kalabalık bir alan çalışanların moralini ve genel performansını etkileyebilir. Bu nedenle, ekibinizi meşgul ve motive eden modern bir ofis sistemi kurmak önemlidir. Bunu işinize bir yatırım olarak düşünün.
İpuçları
-
Bir ofis sistemi, sorunsuz bir çalışma ortamı sağlayan birbirine bağlı bir kaynaklar ağıdır.
Büro Sistemi Nedir?
Ofis sistemi terimi, farklı insanlar için farklı anlamlara sahiptir. Genel olarak, bir ofisin bilgisayar ve iş ekipmanından fiziksel düzenine ve ortamına kadar çeşitli bileşenlerini ve unsurlarını ifade eder. Ayrıca çalışanların etkileşimini ve genel ofis kültürünü kapsar.
Bu unsurlar olmadan, bir ofis sadece bir oda ya da boş bir alandır. Bu mekanı, vizyon ve hedeflerine uygun, görsel olarak çekici ve üretken bir ortama dönüştüren insan ve ekipman. Aslında, bazı kaynaklar verimliliğin Yüzde 20 daha yüksek İyi tasarlanmış ofis alanlarına sahip şirketler _._ Çalışanların işyerinde kendilerini güvende ve rahat hissetmeleri ve kaliteli ekipmanlara erişmeleri ve böylece en yüksek performansı elde etmeleri gerekir.
Fiziksel çalışma alanının ekibinizin verimliliği ve iş tatmini üzerinde doğrudan bir etkisi vardır. Çalışanların refahı ve işyeri performansı güçlü bir şekilde birbirine bağlı. Mutlu çalışanlar daha fazla motive olacak ve kuruluşun büyümesine ve hedeflerine ulaşmasına yardımcı olmak için daha fazla çalışacaktır. Bu, daha mutlu müşteriler ve daha kaliteli hizmetlerle sonuçlanacaktır.
Bilgi Akışını Geliştirin
İşlevsel bir ofis sistemi, çalışanlarınızın ihtiyaç duydukları bilgiye ihtiyaç duyduklarında erişmelerini sağlayacaktır. Bu nedenle, onlara bilgi akışını kolaylaştıran modern bilgisayar sistemleri, yazılım ve donanım sağlamanız çok önemlidir. Slack ve Asana, VoIP sistemleri, ofis yazılımı, ethernet ve proje yönetimi yazılımı gibi ekip işbirliği araçlarına yatırım yapmayı düşünün.
Bu kaynaklarla ekibiniz verilere gerçek zamanlı erişebilecek ve daha etkin iletişim kurabilecektir. Uzaktan seyahat eden veya uzaktan çalışan çalışanlar hareket halindeyken dosya paylaşabilir, iş arkadaşlarıyla web üzerinden sohbet edebilir ve hızlı bir şekilde bilgi alışverişinde bulunabilir. Proje yönetimi yazılımı gibi bazı araçlar, zaman harcayan işleri kolaylaştırabilir, işbirliğini geliştirebilir ve üzerinde çalıştığınız projeler hakkında değerli bilgiler içeren raporlar oluşturabilir.
Bir Ofis Yöneticisini İşe Alma
Bir işletme sahibi olarak, bir ofis sisteminin doğru çalışmasını sağlamak için gereken zamana veya uzmanlığa sahip olmayabilir. Yeni müşteriler edinmek veya işlemlerinizi genişletmek gibi işinizin temel yönlerine odaklanmayı tercih edersiniz. Bu durumda, bir ofis yöneticisini işe almayı düşünün. Ofisinizin sorunsuz çalıştığından emin olacak, düzenini organize edecek, toplantıları planlayacak ve ekibinizin ne tür yazılım ve diğer donanımlara ihtiyacı olduğunu belirleyecektir.
Bir ofis yöneticisinin işlevleri, sektöre ve işletme türüne bağlıdır. Örneğin bir hukuk bürosunda çalışan kişi, yaratıcı bir ajans veya araştırma şirketi tarafından istihdam edilenden farklı sorumluluklara sahip olacaktır. Genel olarak, ofis yöneticileri şunlardan sorumludur:
- İdari görevlerin tamamlanması
- Çalışanları denetlemek
- Etkinlikler, toplantılar ve konferanslar düzenlemek
- Satın alma iş yazılımı, büro malzemeleri ve ekipmanları
- Ofis bütçelerini yönetme
- Çalışanların sağlık ve güvenlik politikalarına uygunluğunu sağlamak
- Raporları hazırlamak
- Enerji tüketimini analiz etmek
- Malzemeleri stokta tutmak
- Ofis şartlarının korunması
- Verimsizliklerin ve iyileştirme alanlarının belirlenmesi
- Çakışmaları çözme ve görev atama
Ayrıca, bu profesyoneller ofis teknolojisini ve yönetim uygulamalarını ekibinize açıklayabilir, eğitim sağlayabilir ve genel BT görevlerini yerine getirebilir. Hatta bazıları bordro ve muhasebe işlemlerini bile yapabilir. Başlıca rolleri ofisinizin sorunsuz çalışmasını sağlamaktır.
Olumlu Bir Ofis Kültürü Yaratın
Kaliteli ekipmanlara yatırım yapmanın yanı sıra sağlık ve güvenlik uygulamalarına uymanın yanı sıra, olumlu bir ofis kültürü yaratmanız önemlidir. Çalışanlarınız en değerli varlığınızdır, bu nedenle zaman geçirmekten hoşlandıkları bir çalışma ortamı sağlamanız gerekir. Şirketin kültürü, etkili bir ofis sisteminin önemli bir bileşenidir.
İnsanların kendilerini meşgul ve motive ettikleri bir ortam yaratmaya odaklanın. Söyleyeceklerini dinlemek için zaman ayırın ve düzenli olarak geri bildirimde bulunmalarını isteyin. Operasyonel maliyetleri düşürmek, daha fazla müşteri çekmek veya işleri daha iyi ve daha hızlı yapmak için yeni fikirler ve öneriler bulabilirler. Fikirlerini ifade etmeleri ve daha verimli çalışması için neye ihtiyaçları olduğunu söylemeleri için onları teşvik edin.
Ücretsiz kahve sağlama, ergonomik masalara geçme ve küçük başarıları bir araya getirme gibi basit şeyler çalışan memnuniyeti ve üretkenliğe doğru uzun bir yol kat edebilir. Aslında, bağlı çalışanlara sahip kuruluşlar şaşırtıcı yüzde 202 daha yüksek performans onlarsız olanlardan daha. İyi tasarlanmış bir ofis sistemi, işinizi büyütmek ve rekabet avantajı elde etmek için tam olarak ihtiyacınız olan şey olabilir.
