Muhasebecilerin muhasebe defterlerini kaydetmek için kağıt defter defterleri ve keskin bir kalem kullandıkları günler geride kaldı. Bilgisayarlı muhasebe, Fortune 100 şirketlerinden tek kişilik solopreneur işlerine kadar pek çok şirkette yaygın hale gelmiştir.
İnternet ve hem çevrimiçi hem de masaüstü tabanlı sistemlerin mevcudiyeti nedeniyle, muhasebe yazılımının maliyeti düşmüştür ve bazı satıcılar ücretsiz olarak ölçeklendirilmiş çevrimiçi defter tutma sistemleri sunmaktadır. Bu sistemler, envanteri takip edememek gibi bazı sınırlamaları olsa da, danışmanlık ve diğer hizmetle ilgili firmalar gibi daha küçük veya hizmet tabanlı işletmeler için genellikle yeterli işlevsellik sağlarlar.
Bilgisayarlı Muhasebe Sistemi Nedir?
Bilgisayarlı bir muhasebe sistemi, şirketinizin işlemlerini, verimliliğini ve karlılığını analiz etmek için kullanılan aylık raporlar, yıllık mali tablolar, vergi beyannamesi bilgileri ve diğer rapor yapılandırmaları için finansal çıktı üretmek amacıyla tüm şirketinizin muhasebe işlemlerini takip etmek için tasarlanmış bir yazılımdan oluşur.
Ücretsiz veya düşük maliyetli çevrimiçi yazılım sistemleri kendi işinize özelleştirilebilirlik sunmazken, büyük şirketler genellikle şirketin ana bilgisayar sunucularına yüklenmiş ve birkaç kullanıcının kullanımına sunulan bilgisayarlı bir muhasebe sistemi yazılım paketini kullanır.
Bu tür büyük ölçekli bilgisayarlı muhasebe yazılımı genellikle yüksek derecede özelleştirilebilirlikle birlikte gelir. Şirketler birden fazla para birimi, dünyanın farklı yerlerinde bulunan işletmeler ve farklı ürün setleri satan şirket şubeleri için tasarlanmış yazılıma sahip olabilirler. Ayrıca, özellikle şirketin endüstrisi ve operasyonel ölçütlerine yönelik temel performans ölçütlerini hesaplayan bir dizi finansal rapor üretmek için özelleştirilebilir.
Bilgisayarlı Muhasebe Sistemlerini Kimler Kullanır?
Hemen hemen her işte, hemen hemen her büyüklük ve türdeki şirketin ihtiyaçlarına uygun çözümler çeşitliliği nedeniyle, hemen hemen iş dünyasında herkesin bilgisayarlı bir muhasebe sistemini kullanabileceği görülmektedir. Örneğin, çok popüler bir muhasebe yazılımı olan Quickbooks, küçük ve orta ölçekli şirketler tarafından uzun yıllardır kullanılmaktadır. Şirket, yazılımının hem çevrimiçi hem de masaüstü sürümlerini sunar ve yazılım oldukça ekonomik bir fiyata makul miktarda özelleştirme sunar.
Sistem Kurulumu
Bilgisayarlı bir muhasebe yazılımı sistemi kurma çalışmaları, işletmenizin büyüklüğüne ve yapısına bağlı olarak değişir. Örneğin, çalışanı olmayan bir danışman olarak çalışıyorsanız, müşteri başına harcanan saatinizi kaydetmek, tüm müşterilerinizin adını ve adres bilgilerini saklamak, fatura üretmek ve kayıtlarını kaydetmek için çevrimiçi bir muhasebe yazılımı kullanmaya başlayabilirsiniz. müşterilerinizden ödemeler.
Müşterilerin 30 gün içinde ödeme yapmalarına izin veriyorsanız, örneğin, kullanıma hazır muhasebe yazılımı, işlemlerin kaydedilmesini ve ardından müşterilerden kalan tüm ödenmiş ödemelerinizin tarihini ve tarihini görmenizi sağlayan yerleşik bir hesaba sahiptir. Faturayı düzenlediniz, böylece ödenmemiş faturalarınızın yaşını görebilirsiniz.
Daha karmaşık işlemleri olan bir şirket için çoğu yazılım, şirketinize ve işletme türüne özgü hesap kodları ve kategorileri içeren bir hesap çizelgesi tasarlamanıza olanak tanır. Bu, örneğin belirli işletme birimleri veya bölümler için girişleri kaydederken verilerin düzenli kalmasına yardımcı olabilir. Sisteminizi nasıl tasarladığınıza bağlı olarak, şirketinizin birim veya departman tarafından karlılığına bakmak için bir dizi finansal tablo veya rapor oluşturmanıza da olanak sağlar.
Sistemde Nakit ve Tahakkuk Muhasebesi
Muhasebe işlemlerinizi çoğu muhasebe yazılımında nakit veya tahakkuk esasına göre kaydedebilirsiniz. Basitçe söylemek gerekirse, nakit ve tahakkuk muhasebe sistemleri arasındaki temel fark, alacak hesaplarının ve ödenecek hesapların varlığında yatmaktadır. Nakit ve tahakkuk muhasebesi, nakit makbuzlarınızın satışlarını ve harcamalarınızı ödemek için harcadığınız para zamanını nasıl kaydettiğinize bağlı olarak değişir.
Bir şeyler için ödeme yaptığınızda veya nakit ödeme aldığınızda, satışlar ve harcamalar gerçek zamanlı olarak kaydedilir. Tahakkuk muhasebesi kullandığınızda, satış geliri elde etmemiş olsanız veya henüz masrafı ödememiş olsanız bile, kazandıkça satışları kaydeder ve bunlara katlandığınızda yapılan giderleri kaydedersiniz. Örneğin, tahakkuk eden muhasebe sisteminde, yıl sonunda ödemeniz gereken bir sigorta poliçesi için para tahakkuk ettirmek üzere her ay bir giriş yaparsınız. Bu girişi ön ödemeli sigorta adı verilen bir varlık hesabına kaydedersiniz. Şirketinizin nakit hesabının bakiyesini düşürerek ve buna bağlı olarak her ay ön ödemeli sigorta hesabınızın bakiyesini artırarak, harcanan parayı daha önce harcanmış gibi kaydedersiniz.
Vergi İadesi Nakit mi yoksa Tahakkuk Esası mı?
Muhasebe yazılımı kullanmanın iyi nedenleri arasında veri toplama ve raporlama işlevleri bulunur. Vergi zamanı geldiğinde, yazılım şirketinizin federal ve eyalet vergi beyannamelerini doğru ve verimli bir şekilde tamamlamak için gelirinizi ve harcama verilerinizi biriktirmenizi çok daha kolaylaştırır.
Vergi beyannamenizi doldurmak için kullandığınız muhasebe verileri, şirketinizin büyüklüğüne ve kullanmayı seçtiğiniz muhasebe yöntemine bağlı olarak nakit veya tahakkuk esasına göre olabilir. IRS, nakit veya tahakkuk muhasebesinin işinize en uygun olup olmadığına karar vermenize yardımcı olacak bazı kurallara sahiptir.
Örneğin, şirketiniz her yıl 1 milyon ABD Doları'ndan daha az gelir elde ederse, nakit muhasebe yöntemini kullanabilirsiniz. Yine de envanteriniz varsa, IRS özellikle işinizin envanter kısmı için tahakkuk esasına göre muhasebeleştirmenizi gerektirir. Bazı istisnalar dışında, işletmeniz bir C şirketi ise, IRS, tahakkuk esasına göre vergi beyannamenizi verebilmeniz için tahakkuk esaslı muhasebeyi kullanmanızı gerektirir.
Şirketiniz ilk vergi beyannamesini verdiğinde, nakit veya tahakkuk yöntemini seçersiniz. IRS, şirketinizin gelir ve giderlerine ilişkin en eksiksiz ve doğru görünümü veren yöntemlerden birini seçmenizi gerektirir. Aynı yıldan yıla aynı yöntemi kullanmanızı gerektirir. Aksi takdirde, IRS'nin mevcut verilerinizi geçmiş rakamlarınızla karşılaştırması gerekirse çok zorlaşır. Muhasebe yönteminizi değiştirmeye karar verirseniz, izin istemek için IRS Form 3115'i kullanmanız gerekir.
Sistem İşlevselliği
Bilgisayarlı muhasebe yazılımı, muhasebeleştirme temellerini sağlayan, basit bir hesaplama olabilir veya yalnızca muhasebe tutma değil, aynı zamanda envanter yönetimi, dağıtım takibi, üretim ve devam eden iş takibi, müşteri ilişkileri yönetimi sunan tam teşekküllü bir yazılım çözümü kullanabilirsiniz., zaman ve proje yönetimi ve daha fazlası.
Devam eden yazılım evrimi nedeniyle, muhasebe paketleri günlük işlem görevlerinden daha fazlasını yapabilir ve işinizde diğer katma değerli işleri yapmanıza izin verebilir.
İşletmenizin büyümesini nasıl öngöreceğinizi düşünmek ve muhasebe yazılımınızın ölçeklendirilebilir olduğundan emin olmak için ileriye ödeme yapması gerekir; bu da fazladan hesaplar, ek iş birimleri ve daha fazla sayıda envanter birimini kaldırabileceği veya üçüncü taraf barkoduna bağlanabileceği anlamına gelir. diğer şeylerin yanı sıra yazılım sistemi. Örneğin bir perakende satış mağazası işletiyorsanız, yazarkasa işlemlerinizi, seçtiğiniz sisteme bağlı olarak, barkod tarayıcı ve kodlanmış ürün etiketlerini kullanarak sisteminize girmek için otomatik olarak muhasebe yazılımına kaydedebilirsiniz.
Muhasebe Yazılım Uzmanları
Muhasebe yazılımı kullanarak şirketinize çeşitli avantajlar sunar. Öncelikle ve en önemlisi, bilgisayarlı bir muhasebe sisteminin yapısı ve disiplini, şirketinizin doğru finansal tablolar üretmesini sağlar. Bu, özellikle şirketinizin banka finansmanı gibi dış kullanımlar için sağlaması veya finansal tablolarınızı genel kabul görmüş muhasebe ilkelerine (GAAP) uygun olarak sunmanız gerektiğinde önemlidir.
Muhasebe yazılımı, özellikle bir bütçe veya tahmin oluşturmak istiyorsanız zaman kazandırabilir. Gelecekteki yıllık bütçenizi veya öngörünüzü oluşturmak için geçmiş verilerinizle ilgili bir rapor oluşturmanız ve birkaç adımda iletmeniz yeterlidir.
Ayrıca, genel olarak muhasebe işlemlerinizi kolaylaştırabilir ve verimliliğini artırabilirsiniz; özellikle, örneğin, ödeme sisteminize fatura girmek gibi rutin muhasebe işlemlerinin bir kısmına yardımcı olmak için idari çalışanları çapraz eğitebilirseniz.
Şirket faturalarını oluşturduğunuzda muhasebe yazılımınız tutarları otomatik olarak şirketinizin alacak bakiyesine ekler. Aynı muhasebe yazılımı içinde birlikte çalışan tüm bu işlevsellik hataları azaltır ve hiçbir işlemin çatlaklardan geçmesine izin vermediğinizden emin olmanıza yardımcı olur.
Yazılım Eksileri
Bilgisayarlı muhasebe sistemlerini kullanmak için birkaç dezavantajı var, ancak kitaplarınızı defter kağıt ve kalemle tutmaktan daha mantıklı. Potansiyel olumsuz tarafları anladığınızda, bu sorunların işinizde bir sorun haline gelmediğinden emin olmak için adımlar atabilirsiniz. Muhasebe sistemleri, personelin kullanması için karmaşık ve biraz zor olabilir. Siz veya personelinizin muhasebenin ayrıntılarını ve detaylarını anlama isteği veya gereksinimi yoksa, bir barebone muhasebe paketi haklı olabilir.
Daha köklü bir şirkete sahipseniz veya envanter, devam eden çalışmalar, birkaç işletme ve şirketler arası işlemleri içeren karmaşık bir yapıya sahipseniz, örneğin, şirketinizin daha iyi eğitimli olmasıyla birlikte çok daha karmaşık bir muhasebe sistemine ihtiyacı olacaktır. personel bunu yönetmek için.
Bir muhasebe sistemi için devam eden maliyetleriniz olabilir. Örneğin, Quickbooks'un çevrimiçi sürümünü seçerseniz, devam eden bir aylık ücretiniz olacaktır. Daha büyük yazılım paketleri, özellikle şirketinizin sunucusunda yüklü olanlar, genellikle lisanslar için ücret alırlar. Örneğin, şirketinizde muhasebe sisteminize erişmesi gereken 10 kişi olduğunu varsayalım. Yazılım sağlayıcısı, yazılım satın alımının temel maliyetine ek olarak, her kullanıcı lisansı için bir kerelik, yıllık veya aylık ücret alabilir.
Herhangi bir amaç için herhangi bir yazılımda olduğu gibi, geliştiriciler sürekli olarak bilgiyi geliştirir ve günceller, böylece bilgisayardaki değişikliklerle veya alandaki değişikliklerle gelişebilir. Bu nedenle, özellikle çevrimiçi tabanlı yazılım kullanıyorsanız ve düzenli veri yedeklemelerini muhasebe sisteminizin önemli bir parçası haline getirirseniz, zaman zaman aksama süresinin olmasını bekleyin.
Araştırmanız, şirketiniz için doğru bilgisayarlı muhasebe yazılımını seçerken yapın. Yazılımı uygulamak ve verilerinizi yüklemek için yaptığınız tüm çalışmaları yaparken, yalnızca bir ya da iki yıl sonra seçtiğiniz yazılımın ya çok az özelliğe sahip olduğunu ve büyüyen işinize uyum sağlayamadığını ya da çok fazla ekstra özelliğe sahip olmadığını bulmak hiç eğlenceli değil. bu olması gerekenden daha karmaşık hale getirir.
Müşteri hizmetleri çok önemli bir unsurdur, bu nedenle size sadece bir çevrimiçi bilgi temeli yerine, 7/24 destek sağlayabilecek bir şirket ve canlı bir kişi seçebilir. Ayrıca, bulut tabanlı bir muhasebe sistemi kullanıyorsanız, hassas finansal bilgilerin çevrimiçi bilgisayar korsanlarına maruz kalabileceğini unutmayın; bu nedenle şirketinizin internet bağlantısını ve verilerini güvenceye almak için gerekli adımları atın.
Sistemi Yükseltmek
Eğer işinizi para yatırılmış muhasebe yazılımı ya da manuel bir muhasebe sistemi kullanarak başlattıysanız, bir noktada işinizi bir üst seviyeye çıkarmak için bilgisayarlı muhasebe işlemlerinizi yükseltmeye karar verebilirsiniz. Geçişi acısız hale getirmek ve şirketinizi muhasebe başarısına ayarlamak için, yeni bir muhasebe yazılım paketine geçiş yapmadan önce hazırlık çalışmalarının yapılmasına yardımcı olur.
Geçmiş verilerinizi temizleyerek başlayın, çünkü yanlış, yanlış kodlanmış girdiler veya eksik bilgiler içeren muhasebe bilgileriniz varsa, bu hatalar yeni sisteminize taşınır ve muhasebe kitaplarınızda bütünlük sahibi olmanızı zorlaştırır.
Yıl sonunda veya en azından çeyrek sonunda yeni sisteminize geçiş yapın, böylelikle temiz bir kesme tarihi alabilirsiniz. Bu, belirli tarihsel işlemlere tekrar bakmanız gerektiğinde gelecekte size yardımcı olacaktır. Ardından, hatalarınız için şirketinizin hesap planına bakın ve gerektiğinde yeni hesaplar ekleyin. Müşteri listenizi, satıcı listenizi, çalışanların listesini ve muhasebe yazılımınızdaki eski, kullanılmamış hesapları veya yinelenen girişleri içerebilecek diğer listeleri gözden geçirin.
Hesap bakiyesinin gerçekten doğru olduğunu doğrulamak için muhasebecinize şirketinizin hesap bakiyesi üzerindeki her bir genel muhasebe hesabını denetlettirin. Yeni sisteminiz, bu işlemlerin arkasındaki ayrıntıyı barındıramayabilir, bu da hata içeren bir hesap bakiyesini ileri götürürseniz, yeni sistemde hataları ya da yanlışlıkları gidermenize yardımcı olacak hiçbir bilgiye sahip olmayacağınız anlamına gelir. Son olarak, sistem kurulumunuzu gözden geçirip geçiremediğini görmek için muhasebecinize veya EBM'nize danışın ve muhasebe iş akışınıza verimlilik getirebilecek veya verimlilik getirebilecek herhangi bir değişiklik önerin.
