Teklif mektupları, yeni müşteriler kazanmak, yeni projeler başlatmak ve bir işletme geliştirmek için önemli araçlar olarak hizmet verebilir. Düzen ve tasarımdan belgede kullanılan dile kadar, işletme liderleri, belgenin etkinliğini en üst düzeye çıkarmak için bir teklifi teklif alıcıya göndermeden önce tüm yönlerini dikkate almalıdır. Tıpkı böyle bir mektubun açılması, bir okuyucunun tüm içeriği okuyabilmesi için kritik öneme sahip olduğu gibi, bir teklif mektubunun son birkaç cümlesi de, alıcının potansiyel olarak bir karar vermeden önce okuyacağı son sözler olduğu için, özellikle önemlidir..
Etkili Bir Teklif Yazma
Etkili bir teklif mektubu yazmak için, belgeye eklemeyi planladığınız tüm ilgili bilgileri toplayarak başlamanız yararlı olacaktır. Bu, istatistikleri, bütçe rakamlarını, tarihleri, tanımları ve şirketinizin kimlik bilgilerini içerebilir. Ayrıca teklifinizin farklı kategorilerini planlamanıza yardımcı olacak bir yazı aracı olan bir taslakla başlamak isteyebilirsiniz.
Teklifinizin tanıtımı okuyucunun ilgisini çekmelidir ve muhtemelen şirketiniz ve söz konusu görevi yerine getirme konusunda neden bazı temel bilgileri içerecektir. Giriş ayrıca, teklif konusuna geniş bir genel bakış içerebilir, böylece alıcılar neyi okumak üzere olduklarını ve neden okumaya devam etmeleri gerektiğini anlarlar. Bazı teklifler, teklifin kilit noktalarını özetleyen kısa bir genel bakış olan bir yönetici özeti ile de başlayabilir. Yönetici özeti, zamanında kısa olan ancak teklifin ne hakkında olduğu hakkında bir fikir edinmek isteyen alıcılar için kullanışlıdır.
Teklifinizin ana bölümleri projeye bağlı olarak değişecektir, ancak projenin bütçesini veya fiyatlarını, proje için önerilen zaman çizelgesini ve projeyle ilişkili riskleri tartışan bölümleri içerebilir. Projeyi tamamlamak için gereken malzemeleri, projeyi tamamlamak için gereken işçiyi veya işçi türlerini ve projeden elde edilen tahmini geliri veya potansiyel müşterileri de tartışabilirsiniz.
Bir teklif yazarken belgenizi özel hedef kitlenize uyarlamanız önemlidir. Kullandığınız dil, izleyicinin uzmanlığına ve projenin teknik yönlerine ne kadar aşina olduklarına bağlı olarak değişecektir.
Teklifi bir okuyucuya göndermeden önce, dokümanı her zaman dikkatlice düzenleyin ve yazım hatalarını, gramer hatalarını ve gerçek yanlışlıkları giderin. Yazım hatası ve diğer hatalar, profesyonel olmayanlar olarak algılanabilir ve teklifin reddedilmesine neden olabilir.
Bir Teklif Mektubunu Kapatma
Bir teklifin sonucu, genel belgenin kritik bir unsurudur. Alıcı teklifi okumayı bitirdiğinde, son birkaç cümle veya paragraf aklında kalmalıdır. Etkili bir sonuç anlaşmanın imzalanmasına yardımcı olabilir ve okuyucunun şirketinizle iş yapmasına yol açabilir. Teklifin diğer kısımları da, ilerlemenin onaylanması için önemli olsa da, teklifin ikna edici olmasını sağlamak için son birkaç cümle için fazladan zaman harcamak mantıklı geliyor.
Sonuç olarak, ana kavramları vurgulamak için teklifin üst düzey noktalarını yeniden ele almayı düşünün, zaten yazdıklarınızı tekrar etmemeye dikkat edin. Bu son özet, tüm ana noktaları birbirine bağlayan bir analiz veya açıklama sağlamalıdır. Ayrıca, alıcıyı, devam eden soruları cevaplamayı veya fikri daha sonraki bir tarihte daha derinlemesine tartışmayı teklif ederek konuşmaya devam etmesi için teşvik etmek isteyebilirsiniz. Örneğin, şunu yazabilirsiniz: "Başka sorunuz varsa lütfen bana bildirin - cevaplamaktan mutluluk duyarım." Bazı etkili teklif mektupları aynı zamanda bir aciliyet duygusu ve alıcının teklifte ileriye gitmesi için bir neden oluşturabilecek bir harekete geçirme ifadesiyle de sona erer. Harekete geçirme çağrısına bir örnek: "Bugün bu projeye ekibimizle iletişim kurarak başlayın."
