Her seviyedeki çalışanların işlerinin bir parçası olarak duyuru notları (genellikle memo olarak adlandırılır) yazmaları gerekebilir. Etkili notlar yazmak, iyi bir iletişim becerisine sahip olduğunun bir işareti olduğu için onları yazan kişiye olumlu bir şekilde yansır. Duyuru notları, bir kurumdaki çalışanlara olumlu ve olumsuz haberler verir. Terfi ve iş açılış duyuruları genellikle heyecanla karşılanırken, politika değişiklikleri ve kesinti duyuruları duyuru kaygı ve strese neden olabilir. Sağlam bir mesaj oluşturmak, mesajların net ve olumlu bir şekilde iletilmesine yardımcı olur.
Aktarmaya çalıştığınız anahtar mesajı tanımlayın. Haberlerin memnuniyetle karşılanıp karşılanmayacağını düşünün ve iletilen mesajı en iyi nasıl çerçeveleyeceğine karar vermek için bu bilgileri kullanın. Olumsuz mesajlar, bir şeyin neden yapıldığı hakkında daha fazla bilgiye ihtiyaç duyacaktır; olumlu mesajlar ise olayın neden gerçekleştiğine ilişkin ayrıntılı arka plan bilgisi eklenmeden yayınlanan haberlere odaklanabilir.
Bir notun dört temel bileşeninin nasıl olduğunu öğrenin. En iyi notlar iş yazımında tanınan kabul edilmiş formata sadık kalır. Bunu yaparken, not yazarları duyurularında tarafsız kalırlar ve yanlı görünmezler. Notlar dört ana bölümden oluşur: başlık, açılış, beden ve sonuç.
Yönünüzü oluşturun. Başlıklar dört ana bölümden oluşur: tarih, konu ve tarih. “Kime:” alanı, alıcıların ve iş unvanlarının bir listesini içerir. “Kimden:” alanı notun geldiği kişinin adını ve unvanını içerir. “Tarih:” alanı genellikle faturanın teslim edildiği tarihe göre hazırlandığı veya oluşturulduğu tarihtir. “Konu:” alanı alıcılara notun amacını bildirir. Bu alanlar, e-postalarda yaygın olarak kullanılan alanlara benzer ve her biri aşağıdaki gibi görünmelidir:
Kime: Kimden: Tarih: Konu:
Notun açılışını yazın. Açılış paragrafı iletişimin amacına odaklanır. alıcıların yapılan duyuruyu anlamalarına yardımcı olmak için gereken her türlü bilgiyi içerir.
Notun gövdesini yazın. Organ, alıcıların bilmesi gereken her türlü bilgiyi içerir. Terfi, bir çalışanın yeni işi ve sorumlulukları ile yeni rollerini ne zaman üstlenecekleri hakkında bilgiler içerebilir. Politika değişiklikleri, yeni politikanın ne zaman yürürlüğe gireceği ve çalışanları nasıl etkileyeceği hakkında bilgi içermelidir.
Notun sonucunu yazınız. İyi bir sonuç, çalışanlara değişikliklere hazırlanmak için ne yapmaları gerektiğini söyler.
Nottan biraz zaman ayırın ve sonra yeni gözlerle düzenlemeye geri dönün. İyi yazılmış notlar gramer hataları içermez ve net mesajlar sunar.
