Bir binanın resepsiyon masası, tüm faaliyetlerinin bilgi merkezidir. Sadece randevunuzu kontrol etmek için bir yer değil aynı zamanda acil durumlarda hayati hale gelebilir. Acil bir durumda, resepsiyonist durumla ilgili bilgileri alır ve bu bilgiyi olaya hızlı ve doğru bir sonuç çıkararak uygun alıcıya yayar.
hazırlıklar
Acil bir durumda, resepsiyonist bir olay komutanı olur ve onun masası bir olay komuta merkezi olur. Acil durum prosedürleri sırasında doğru şekilde çalışabilmek için, gerekli tüm araçlarınız yakında olmalıdır. Hepsinin düzgün şekilde çalıştığından emin olmak için telefonunuzu, çağrı sistemini ve radyoları düzenli olarak test edin. İlk yardım çantası, AED, oksijen şişesi, el fenerleri ve battaniyeler gibi acil durum malzemelerinizi stoklayın. Elinizde yeterli miktarda not kağıdı, kalem ve kurşun kalem bulunduğundan emin olun. Bir acil durum prosedürü el kitabı ile birlikte, bir olay sırasında kullanılacak hızlı referans kontrol sayfalarının da mevcut olması gerekir.
Öncelikleri
Bir acil durum kendini gösterdiğinde, ele alınması gereken acil bir konu olup olmadığını öncelik sırasına koyun. Örneğin, güvenlik görevlisine arabasına eşlik etmesini isteyen bir çalışandan telefon alabilirsiniz. Yanıtınız, "Güvenlik şu anda acil bir durumla ilgileniyor ve size yardımcı olamıyor; bir iş arkadaşınızdan size eşlik etmesini isteyebilirseniz daha iyi olurdu" şeklinde olmalı.
Acil Durum prosedürleri
Acil durum prosedürleri kılavuzunuzu derhal ilgili bölüme açın ve ne yapmanız gerektiğinden tam olarak emin olamadığınız zamanlarda referans alın. Yazılı prosedürlerinizi listelendikleri sırayla takip edin ve sakin olmaya çalışın. Bu, tarafınızdaki herhangi bir hata olasılığını azaltmanıza yardımcı olur.
Tüm öncelikli iletişimleri izleyin ve önemli radyo trafiğini uygun kişilere aktarmaya yardımcı olun. Polise veya itfaiyeye haber vermek için bekleyin.
Acil durum sırasında daha iyi erişim kontrolü sağlamak için girişi izlemeye devam edin ve mülkünüze çıkış yapın. Bu, video izlemeli giriş noktalarının izlenmesi ve bireylerin giriş ve çıkışta uygun kimlik kontrolü yapılarak kontrol edilmesi yoluyla yapılabilir. Gerektiğinde giriş ve çıkış kontrol ederek ziyaretçi kayıt defterinizde güncel kalın.
Şüpheli kişileri veya eşyaları arayan acil resepsiyon alanınıza dikkat edin. Derhal herhangi bir şeyi derhal bildirin.
Polis ve itfaiye görevlileri geldiğinde, onları acil sahneye yönlendirmek için masanızda bekleyen bir eskort alarak onlara yardımcı olun. Bir eskort mevcut değilse, onlara talimatlar için basitleştirilmiş bir harita verin. Gerekirse yetkililere tahliye prosedürleri konusunda yardımcı olmaya hazır olun.
Olaydan sonra, gerekli tüm rapor belgelerini tamamladığınızdan emin olun. Bu, şirketin sorumluluk konularında ve gelecekteki acil durum prosedürlerinde iyileşme sağlamasına yardımcı olur.
