Gündemler toplantılar için yüksek oktanlı yakıt gibidir - herhangi bir karar sürecinin etkinliğini ve verimliliğini büyük ölçüde artırabilir. İyi bir gündem, bir projeyi yarıya indirmek için gereken toplantı sayısını azaltabilir ve toplantıların hedeflere ulaşmak için faydalı olmayan tartışmalara dalma eğilimini büyük ölçüde azaltabilir.
Bir Gündemin Rolü
Gündemin amacı, grup üyeleri arasında karar alma sürecini kolaylaştırmaktır. Bu bir teknoloji yükseltme veya bütçe tartışması için olabilir. Gündem, toplantıya katılanların nihai karara bağlı kalmasına yardımcı oluyor. Gündemler ayrıca, takip ve hesap verebilirlik için bir kontrol listesi sağlayarak toplantının başarısını değerlendirmeyi kolaylaştırır.
Biçimleri
Gündemin ilk satırı toplantının amacını ve amacını belirtmelidir. Bazı gündem biçimleri, her gündem maddesi sonrasında alt hedeflerle birlikte hedefi belirtmeyi tercih eder. Her iki format da tartışma için bir çerçeve oluşturur. Gündemler basitten karmaşığa değişebilir. Bir önceki toplantıdan ekleri ve okuma materyallerini veya gündemi içerebilirler. Kullanılan format türü genellikle toplantının formalitesi ve süresi ile belirlenir. Başlıca iyi bir kural, formatın toplantı katılımcılarının elbisesiyle eşleşmesi gerektiğidir; yani, sandalet ve şortlarla dolu bir toplantı gayri resmi bir gündemle geçebilir, ancak takım elbiseyle dolu bir oda resmi bir gündem gerektirebilir.
Resmi olmayan vs. resmi
Kısa veya gayri resmi toplantı bir e-postaya veya bir toplantı hatırlatmasına yerleştirilebilir. Toplantının hedefi için bir satır ve sonra üç ila beş kısa tartışma noktası içerebilir. Uzun gündem genellikle bir başlık, toplantı yeri, tarih ve saat, amaçlar ve konular veya tartışma noktaları içeren tam bir sayfadır. Uzun toplantılar ayrıca her tartışma konusu için zaman ve sunum yapan kişinin adını da içermelidir. Her iki gündem formatı da takip için “Sonraki Adımlar” bölümü ile bitmelidir. Bu "Sonraki Adımlar" bir sonraki toplantıda gündem konularına temel teşkil edecektir.
