Yeni bir organizasyon başlatırken, bir takım oluştururken veya bir projeyi tanımlarken, amaç ve kapsamın ne olduğunu bilmek önemlidir. Bunu netleştirmek için kullanılan belgeye tüzük belgesi denir.
Charter Belgesi nedir?
Tüzük, bir organizasyonun, ekibin veya projenin ne olması ve başarılması gerektiği için bir yol haritası gibi resmi bir belgedir. Kimin dahil olduğunu, hedeflerin neler olduğunu, kimin yetkisi olduğunu ve neyin üzerinde ve kimin üzerinde olduğunu ve tamamlandığında gruba veya projede bir yaşam döngüsü olup olmadığını içerir.
Tarihsel Bir Egzersiz
Charter belgeleri Ortaçağ'dan beri var. 1215 yılına kadar uzanan Magna Carta, baronlar, diğer mülk sahipleri ve Kilise için haklar belirlerken İngiltere Kralı'nın rolünü netleştirdi.
Tarih boyunca, tüzükler organizasyon ve proje haklarını tasvir eden belgelerin yanı sıra, yapılması gerekenlere de değer verilmiştir. Yeni dünyayı sömürge haklarını dikte eden belgelere keşfetmek için ortaya koydukları anlaşmalı şirketlerden kraliyet güçlerine sahip olduklarından, dünün şartları bugünkü organizasyonel belgeler çerçevesinde benzerlik göstermektedir.
Proje Şartı Nedir?
Bir proje sözleşmesi sadece bir projedeki hedefleri ve oyuncuları tanımlamaz; Ekibi, birçok projenin haksız yere geldiğini gören korkutucu “kapsam sürünmesinden” koruyor.
Proje planından önce bir tüzük çizilir; Projenin amaçlarını ve hedeflerini detaylandırır. Aynı zamanda amacını ve neyi başarması gerektiğini açıklayan proje geçmişini de içerir. Bu tüzük, projenin kapsamını ana hatlarıyla belirtir ve teslim edileceklerin ne olduğunu, ekibin sorumlu olduğu görevleri ve ekibin de gerçekleştirmesi beklenmeyen işleri belirtir. Sonuncusu, sonuçta son teslim tarihlerini tehdit edebilecek, sürekli genişleyen sorumluluklara yol açabilecek “kapsam kaymasının” önlenmesinde çok önemlidir.
Şart, liderliği, paydaşları ve ekip üyelerini de dikte etmelidir. Proje ve bütçedeki kritik tarihlerin yanı sıra riskler ve varsayımların yanı sıra bağımlılıklar ve kısıtlamalar da ana hatlarıyla belirtilecektir. Personeli işe alıp alamayacakları dahil olmak üzere, proje yöneticisinin yetki seviyesini netleştirmelidir. Son olarak, sorgularda ne kadar çabuk yanıt bekleneceği ile ilgili parametreleri içeren bir iletişim oyun planı oluşturmalıdır.
Bir proje tüzüğünün prensip paydaşları ve yönetimi tarafından imzalanması amaçlanmaktadır. Yanlış iletişimi azaltmalı ve projenin yaşamına güçlü bir yol gösterici ışık sağlamalıdır. Ayrıca, onay için yönetime bir proje 'satmanın' bir yolu olarak kabul edilir.
İyi Bir Takım Şartı Yazmak
Bir proje tüzüğü gibi, bir takım tüzüğü de herhangi bir takım için aynı şeyi yapmalıdır. Bileşenleri benzer ancak bir proje yerine takıma uygulanır.
Takımın neden yaratıldığını ve takımın geleceğine yönelik hedeflerin altını çizerken ve takımın başarısını ölçmek için parametreleri netleştirirken, ne tür projelere öncülük edeceğini açıklayacaktır.
Bu tüzük açıkça rolleri belirtecektir - kimin sorumlusu, yetkilerinin neler gerektirdiği, ekip üyelerinin kim olduğu, masaya hangi yetenekleri getireceği ve bu becerilerin en iyi şekilde nasıl kullanılacağı. Belge, takıma tahsis edilen bütçeyi ve onların emrinde olan kaynakları araştıracak. Ayrıca, ekip değerlendirmelerinin gerçekleştirilmesi ve sıklığı ile birlikte ekibin projelerinde ilerleme kaydedilmesi için iç denetim ve incelemelerin nasıl gerçekleştirileceğini belirler. İletişim yöntemleri ve beklentileri de belirtilmelidir.
İyi bir takım tüzüğü, yanlış iletişimin minimumda tutulmasına ve bir ekibi hedeflerine odaklanmasına yardımcı olmalıdır.
Yol Gösterici Kuvvetler Olarak Charterler
Tüzük belgesi, güç yapılarını açıklığa kavuşturur, iletişim planları oluşturur ve bütçeler ve tahsisatlar hakkında kaba bir rehber olarak hizmet eder. Tüm bunlar, başlamadan önce çok önemli şeyler olarak algılanabilir. Ancak tüzük, kılavuzlar belirleyerek projeler ve ekipleri korumaya yardımcı olur, beklentileri ve rollerle ilgili sınırlamaları yanı sıra özlemleri de temizler. İyi yazılmış bir charter dokümanı ekipler, projeler ve organizasyonlar için kapsamı sağlayacak ve koruyacaktır.
