Ofiste üretilen metinler, yalnızca dikkatli bir titizlik veya hızlı yazımdan gelirdi. Bu, bir belge oluşturmaya büyük özen ve düzeltmelerin gerekli olduğu zamanları gerektiriyordu. Bugün, her ikisi de ortak çalışma araçları olan kelime işlem yazılımları ve bilgisayarları nedeniyle iş metninin değiştirilmesi kolaydır.
Açıklama
Sözcük işlem belgesi, bilgisayar ekranında görüntülendiğinde ya da basılı kopya olarak yazdırıldığında aynı görünen herhangi bir metin tabanlı belgedir. Bu yazılımları bilgisayar yazılımı kullanarak oluşturduğunuz için hızlı bir şekilde metin girebilir ve genel düzeni veya kelime görünümünü etkileşimli olarak değiştirebilirsiniz.
Yazılım
En yaygın kelime işlem yazılımı, daha büyük Microsoft Office Suite'in bir parçası olan Word'dür. Corel WordPerfect gibi diğer ticari rakipler mevcut olmasına rağmen, temel dezavantajı yüksek maliyettir. Diğer ücretsiz alternatifler arasında İnternet tabanlı Google Dokümanlar ve her ikisi de Word dosyalarını açıp işleyen açık kaynaklı bir program olan OpenOffice Writer bulunmaktadır. Desteklenen birçok dosya uzantısı arasında, Word'ün genellikle doc ve docx kullandığını unutmayın.
stiller
Kelime işlem belgeleri genellikle uzun bir yazının farklı unsurları arasında tutarlılığı sağlayan stilleri kullanır. Örneğin, belirli bir yazı tipi, renk ve boyutta görünecek bir başlık stili tanımlayabilirsiniz. Daha sonra bu stili belgenin tüm başlıklarına uygulayabilirsiniz. Başlıkların görünümünü değiştirmek istediğinize karar verirseniz, örneğin font boyutunu artırarak, her bir başlığı ayrı ayrı değiştirmeniz gerekmez. Bunun yerine, Başlık stilini ayarlayın ve stilin uygulandığı tüm metinler de otomatik olarak değişir.
Referanslar
Referanslar, şartlara bağlı olarak metni otomatik olarak değiştirir. Örneğin, sayfa numaraları ile bir içindekiler tablosu ve indeks oluşturabilirsiniz. Sayfa sayısını değiştirirseniz, sayfa referanslarını ayrı ayrı ayarlamanız gerekmez. Bunun yerine, belge yazdırırken bu numaralar otomatik olarak ayarlanır.
Aktarılabilirlik
Bir sözcük işlemci belgesi, diğer yazılım türleriyle kolayca bilgi alışverişinde bulunabilir. Örneğin, her bir yüzde değişiminde bir bütçe pasta grafiğini zahmetle yeniden çizmek yerine, grafiği bir elektronik tablo programından içe aktarabilirsiniz. Böylece, elektronik tablodaki sayıyı değiştirerek, tablodaki grafiği otomatik olarak ayarlarsınız. Benzer şekilde, el yazması ayrı bir programda kullanmak istediğiniz adlar ve adresler gibi bilgiler içeriyorsa, bu verileri daha sonraki işlemler için kolayca dışa aktarabilirsiniz.
