Teklif veya teklif için teklif veya RFP isteği, bir işletme veya kuruluş tarafından satıcılar için yapılan bir belgedir. Örneğin, bir inşaat şirketi marangozlara ihtiyaç duyabilir veya bir hastane bir site oluşturmak için bir web tasarımcısına ihtiyaç duyabilir. RFP'ler genellikle satıcıya yönelik yönergeleri içeren resmi belgelerdir. Talepte bulunan işle ilgili ayrıntıları, iş projesinin özelliklerini, satıcılar için talep etme sürecini, satıcı veya satıcı seçmek için seçim sürecini, sözleşme sürecini ve talep sırasında iletişim sürecini içerir.
Tüm bilgilerinizi önceden toplayın. Finansal tablolarınızı, bütçelerinizi, sözleşmelerinizi, sözleşmelerinizi ve projeyle ilgili diğer belgelerinizi alın. Bu, RFP'nizi yazmanızı kolaylaştıracaktır.
Bazen “yönetici özeti” olarak da adlandırılan bir genel bakış veya tanıtım yazın. Bu bölüm, talebi ve endüstrisindeki yerini gösteren işletmeyi veya organizasyonu tanıtır. Özet ayrıca, taleplerin aranmakta olduğu proje ya da iş gereksiniminin vurgulanmasıyla da sunuluyor.
Şartnamelerin satıcıların cevap vereceği şekilde açıkça sunulması. Projenizin doğasını ve kapsamını, ihtiyaçlarınızı, beklenen sonucunuzu ve diğer önemli bilgileri tanımlayın. Açık ol; tasarlanan bir web sitesine ihtiyaç duyulması ile tasarlanan, güncellenen ve düzenli olarak yönetilen bir web sitesine ihtiyaç duyma arasında önemli bir fark vardır.
İletişim sürecinin, talep sürecinde nasıl ele alınacağına ilişkin talimatları açıkça belirtiniz. Satıcıların kuruluşunuzdaki tek bir kişiyle iletişim kurmasını istiyorsanız, bunu açıkça belirtin. Satıcıların katılması için bir sunum yapılacaksa, bununla ilgili tüm ayrıntıları ekleyin. Satıcıların işlem sırasında sizinle iletişim kurmasını istemiyorsanız, kesin olarak belirtin. Tekliflerin sizin tarafınızdan nasıl alınacağına, mühürlenip mühürlenmemesi gerektiğine ve son teslim tarihinin ne olduğuna karar verin.
RFP'nin bir sözleşme olmadığını ve buna yanıt verenlerin seçimi garanti etmediğini açıklayın. Bir satıcının satıcının zamanına değecek bir yanıt vermesini sağlayacak bilgileri eklediğinizden emin olun. Proje aktifken bütçe, sözleşme, ödeme şekli ve işin değerlendirilmesi hakkında ayrıntılı bilgi veriniz.
Satıcıların dikkate alması gereken yasal, telif hakkı, sigorta ve etik hususları dahil edin. Bu, gizlilik sözleşmelerini, azınlık satıcı gereksinimlerini, yerel yönetmelikleri, güvenlik hususlarını ve iş uygulamalarını içerir, ancak bunlarla sınırlı değildir.
Yanıtların nasıl biçimlendirilmesi gerektiğine dair farklı talimatlar belirtin. Satıcılara teklif numaralarını nasıl görmek istediklerini, sigorta bilgilerinin kopyaları veya işletme lisansları gibi önerileriyle birlikte hangi bilgileri içermeleri gerektiğini söyleyin.
Seçim süreci ile ilgili tahmini bir sonuç ekleyin. Satıcılara işi almadıklarında ve iş için seçildiklerinde ne bekleyebileceklerini bildirmeleri istenip bildirilmeyeceğini bildirir.
