Birçok şirket, büyük ölçekli projeleri olduğunda dış satıcıları getirir. Çalışmanın dış kaynak kullanımı için personel eksikliği, kaynak eksikliği ve proje için uzmanlık eksikliği gibi birçok neden vardır. Bir perspektif satıcısı seçerken, bir işletme genellikle Bilgi İsteği veya Teklif Talebi gönderir. Kuruluşunuz için hangi araç tipinin en iyi olduğuna karar vermeden önce, ikisi arasındaki farkları göz önünde bulundurun.
Bilgi talebi
Bilgi İstekleri ya da RFI, belgeleri planlıyor. Bunlar gayrı resmi belgelerdir ve genellikle iki tarafın taahhüdünü gerektirmezler. RFI'ler, olası satıcının şirketi, yetenekleri, becerileri ve tecrübeleri hakkında bilgi toplamak için tasarlanmıştır. Proje detayları ve bütçe genellikle bu tür bir belgeye dahil edilmez. Bu tür bilgilerin dahil edilmesinin tek zamanı, şirketin küçük bir proje için kısa vadeli bir satıcı aramasıdır.
Teklif Talebi
Teklif Talebi veya RFP'ler, şirketlerin teklifleri ve teklifleri dış satıcılardan çekmek için oluşturdukları karmaşık belgelerdir. Bir RFP tipik olarak projenin bütçesini, zaman çizelgesini ve kriterlerini ve ayrıca şirketin hedeflerini ve hedeflerini içerir. Projenin spesifikasyonlarına ve kapsamına odaklanır ve potansiyel satıcılardan ayrıntılı bir cevap almak için çalışır. Satıcı yanıtları genellikle satıcı firma hakkında bilgiler, önerilen fiyat ve satıcının projeyi nasıl yürüteceğine ve yöneteceğine dair özel ayrıntıları içerir.
Süreçler
BİD genellikle düşük bütçeli projeler için tek başına ve yüksek bütçeli projeler için bir başlangıç noktası olarak kullanılır. Bu tür bir belge için yanıtların gönderilmesi ve yanıtlanması genellikle birkaç hafta alır ve genellikle 10 sayfadan azdır. RFP yüksek bütçeli projeler için kullanılır ve genellikle projenin bilgi toplama aşamasının sonunda yaratılır. Bu tür bir belge ile satıcı yanıtları göndermek ve almak genellikle birkaç ay sürer ve genellikle en az 20 sayfa veya daha fazla olur.
Avantajları
Bir RFI kullanmak, küçük ve düşük etkili projeler için avantajlıdır. Bu belge, proje detaylarının uzun tanımlarını geri göndermek zorunda olmadıklarından, potansiyel satıcılardan çok fazla zaman veya çaba gerektirmez. Şirketler bu nedenle, teklif sürecine başlamadan önce büyük bir projenin kapsamı hakkında daha fazla bilgi edinmek için bu tür bir belge kullanır. Bir RFP'nin yararı, şirketi bir satıcıyla ilerlemeye ve sözleşme aşamasına başlamaya hazırlamasıdır.
Dezavantajları
Bir RFI'nin dezavantajı, satıcıların zımni taahhütleri şirketten göremedikleri için bilgi göndermeyle ilgilenmeyecek olmasıdır. RFP'nin dezavantajları, göndermek ve almak için gereken zaman alıcı hazırlıklardır. Bir şirketin projenin genel kapsamı ve özellikleri konusunda belirsiz olması durumunda, RFP'yi yazmak çok zor olabilir veya öngörülemeyen satıcı teklifleriyle sonuçlanabilir.
