Bireyler ve işletmeler dosyalama ekipmanı konusunda çeşitli seçeneklere sahiptir. Bazı seçenekler yüksek güvenlik seviyeleri sunarken, diğerleri yüksek yoğunluklu dosyalara ev sahipliği yapabilir. Sahip olduğunuz alan miktarı, dosyaların hassasiyeti ve fiziksel veya elektronik kayıt tercihiniz, dosyalama ekipmanı seçiminizi etkiler.
Fiziksel Dosyalama Ekipmanları
Dosya Dolapları
dosya dolabı bir ofis elyafıdır. Dosyaların yanal olarak saklanmasına izin veren dört çekmece standarttır. Belge yönetim şirketi Smead'e göre, kayıtları güvenli tutmanız gerektiğinde dosyalama dolapları faydalıdır. Bu dolaplar kilitlenebildiğinden, bir şirket hassas dosyalara erişimi sınırla çalışanların ve ziyaretçilerin odaya girmesine izin verirken.
Tüm fiziksel dosyalama ekipmanı seçeneklerinden dolaplar, en pahalı ve en çok sınırlı kapasite. Smead, 6 metreye 24 fit dosyalama alanına sahip dört çekmeceli bir dosya dolabının yaklaşık 8.448 klasörü tutabildiğini not ediyor.
Açık Raflar
Dosyalama dolaplarına bir alternatif açık raflar. Birimler açık kitaplıklara benzer ve özellikle klasör yüksekliği ve genişliği için tasarlanmıştır. Tasarım kullanıcılara izin verir dosyalara kolay erişim ve ya olabilir sabit veya olmak seyyar makaralar tabana tutturulmuşsa.
Açık raflar yerden ve paradan tasarruf sağlar. Smead notları raf dosyalama ekipmanı genellikle üç kere dosyalama dolaplarından daha ucuzdur. Dört çekmeceli bir dosya dolabına kıyasla, yedi katmanlı bir açık raf sistemi yüzde 80'e sahip daha fazla kapasite. Mobil raflar daha yüksek yoğunlukta yerleştirilebilir ve dolaplara göre yüzde 405 daha fazla kapasite sunar.
İpuçları
-
Dosyalama ekipmanının yanı sıra ayrıca gereçler Fiziksel bir sistemin düzgün çalışması için dosya klasörleri, etiketler ve son sekmeler gibi.
Dijital Dosyalama Ekipmanları
Harici cihazlar
Dosyaları saklamak için bilgisayarın dahili sabit sürücüsünü kullanmak uygundur, ancak sabit sürücü bozuk veya fiziksel olarak hasar görmüşse bilgilerinizi kaybetme riskiniz vardır. Bu riski azaltmak için kullanıcılar verileri harici bir cihaza yedeklemek isteyebilirler. PC World, kritik dosyaları bir harici disk ve bir kullanarak başparmak sürücü dosyaları gerektiği gibi aktarmak için.
İpuçları
-
Kullanıcılar ayrıca, ek donanım gerektirmeyen Google Drive veya Dropbox gibi bulut tabanlı bir hizmete veri yedekleyebilir.
Sunucular
Birden fazla tarafın aynı verilere erişmesini isteyen işletmeler bir sunucuya yatırım yapmak isteyebilir. Sunucular bir Merkez depo birçok kullanıcının dosyaları için. PC World, işletmelerin sunucuda çok kullanıcılı uygulamaları - veritabanları ve kurumsal kaynak planlama sistemleri gibi - barındırabileceğini belirtir. Bu, çok sayıda insanın yapmasını kolaylaştırır erişim sağlamak Aynı dosyalara. Sunucu verileri, ekstra güvenlik için harici bir cihaza veya buluta yedeklenebilir.
Fiziksel sunucular yüksek kaliteli bir PC'ye benziyor. Alternatif olarak, işletmeler bir bulut tabanlı barındırma hizmeti - Amazon Web Servisleri, Windows Azure ve Rackspace Bulut Servisleri tüm seçeneklerdir - fiziksel sunucu gerektirmez.
