Acil durum mektubu, şirketin faaliyetlerini olumlu veya olumsuz yönde etkileyebilecek bir şey olursa, bir iş bölümünün izleyeceği planları ve prosedürleri içerir. Mektup, bir yangına veya veri kaybına ya da büyük bir düzen gibi beklenmeyen iyi şansa nasıl cevap vereceğini açıklar. Tüm iş için kapsamlı bir acil durum planı çok sayıda departmanı kapsayabilirken, bir acil durum mektubu bireysel bir departmanın karşılaşabileceği sorunlara odaklanır ve bu sorunların çözümü için bir plan çizer.
Süreçler ve Görevler
Her bölüm şefi, iş süreçlerini ve gözettiği işleri detaylandıran bir acil durum mektubu hazırlamalıdır. Bu mektup, departmanın yaptığı her şeyi, iletişim kurduğu her kişiyi, sağladığı ürünleri ve ne zaman sunabileceğini içermelidir. Örneğin, bir muhasebe departmanının beklenmedik durum mektubu, muhasebe departmanının alacaklar ile ilgili hesapları kaydetmek için satış departmanıyla nasıl iletişim kurduğunu ve ödenecek hesapları izlemek için satın alma departmanı ile iletişim yöntemlerini ve departmanın aylık gelir tablosunu ve üç aylık dönemleri nasıl verdiğini göstermelidir. vergisi beyannameleri.
Arıza Noktaları
Acil durum mektubu, her bir işlemdeki başarısızlık noktalarını içermelidir. Bunlar, bir sürecin veya görevin tamamlanmasını bozabilecek olaylardır. Başarısızlık noktaları, doğal afetlerden felaketli veri kaybına, çalışanlar arasında basit bir yanlış iletişime kadar değişebilir. Bir muhasebe departmanının başarısızlık noktalarını belirten bir acil durum mektubu, bir haftalık satış faturalarının ihmalini veya önemli finansal tabloları silen sabit sürücü kazasını atlamayı içerebilir.
Olasılık ve Etki
Acil durum mektubunun bir sonraki kısmı, başarısızlık noktalarının ortaya çıkma olasılığını ve bu başarısızlık noktalarının operasyonlar üzerindeki etkisini detaylandırır. Mektup, bazı başarısızlık noktalarının olasılık olasılığının yüksek olduğunu ancak asgari tehdit oluşturduğunu gösterirken, diğer başarısızlık noktalarının olası olmadıklarını ancak yıkıcı sonuçlar doğurabildiğini gösterebilir. Bir muhasebe bölümünün otomatik kayıt tutma sistemi için acil durum mektubu, şirketin kayıtlarını güncel tutmama ihtimalinin düşük olduğunu gösterebilir, ancak mektup, bu sistemdeki bir hatanın bölümün operasyonları üzerinde nasıl ciddi bir etkisi olabileceğini gösterebilir.
Acil Durum Eylem Planı
Acil durum mektubu, bir başarısızlık noktası meydana gelirse departmanın atması gereken adımları açıklayan bir eylem planı içerecek ve böylece departman gerekli bir görevi gerçekleştirirken başarısızlık noktası etrafında çalışabilir. Acil durum mektubunda ana hatları çizilen eylemler görevi tamamlamanın en etkili ya da uygun yöntemleri olmasa da işi tamamlarlar. Muhasebe departmanının beklenmedik durum belgesindeki eylem planı, çökmüş bir sabit diskten veri kaybı durumunda kağıt defter kitaplarını ve hesap makinesini kullanma adımlarını içerebilir.
