Güçlü ve sağlıklı bir iş ilişkisi resmi bir mektupla başlayabilir. Bu, özellikle uluslararası ithalatçı ve ihracatçılarla çalışırken geçerlidir. Onlarla yüz yüze görüşme şansınız olmayabilir, bu nedenle profesyonel bir mektup en iyi alternatif olabilir. Bu mektubu yazmak, özen ve dikkate alır.
Mektubunuzu profesyonelce, şirketinizin logosu, iletişim bilgileri ve sayfanın en üstünde bulunan kişisel bilgilerinizle biçimlendirin. Ayrıca, ithalatçının ticari iletişim bilgilerini ve uygun bir selamlama ekleyin. Metin, paragraflarda girintisiz ve tek satır boşluklu olarak sola hizalanmalıdır.
Anahtar satış noktanızı vurgulayarak ithalatçının ilk paragrafta dikkatini çekin. Ürünlerinizi pazarda en iyi hale getiren farklılaşma noktasını vurgulayın. Siparişten teslimata en düşük fiyat, en iyi özellik veya en hızlı geri dönüş süresine sahip olabilirsiniz. Abartmanız gerekmiyor, ancak firmanızın avantajlarını belirgin bir şekilde belirttiğinizden emin olun.
İkinci paragrafta firmanız ve arka planı hakkında daha fazla bilgi verin. Ne zamandır iş yaptığınızı ve nerede bulunduğunuzu açıklayın. Tam olarak ne ürettiğinizi ve hangi hacimde olduğunu açıklayın. Ayrıca, mevcut müşterilerinizden bazılarının kim olduğunu açıklayın ve bunları referans olarak sunun.
Ürünlerinizin özellikleri hakkında daha fazla bilgi verin. Bu özellikle bilgisayar donanımı, ağ donanımları veya farmasötik ürünler gibi teknik ürünler için önemlidir. İthalatçı, mümkün olduğunca spesifikasyonların çoğunu bilmek isteyecektir. Hatta ayrı bir eke diyagramları veya modelleri dahil edebilirsiniz.
Okuyucuyu, firmanızın birlikte çalışabileceğiniz en iyisi olduğuna ve söz verildiği gibi teslim edebileceğinize ikna edin. Ödeme koşullarını, geri dönüş süresini, lojistik bilgilerini ve fiyatlandırmayı ana hatlarıyla belirtin. Mektubu müzakere ve takip için açık bırakın. Notu zarif bir imza ile kapatın.
