Konferans Çağrısı Nasıl Planlanır. İş dünyasında toplantılar iletişimin hayati bir parçası. Katılımcıların farklı ofislerde, hatta dünyanın farklı yerlerinde olabileceği toplantılar yapmanın bir yolu konferans görüşmesi düzenlemektir. Konferans görüşmeleri iletişim kurmak için uygun bir yol olsa da, başarılı bir şekilde planlamak için atmanız gereken birkaç adım vardır. Konferans görüşmesi planlamak için bu ipuçlarını izleyin.
Konferans görüşmeniz için tarih ve saate karar verin. Zamanı planlarken, farklı zaman dilimlerinde yaşayan katılımcıları dikkate aldığınızdan emin olun.Meslektaşlarınızın normalde ofiste bulunmasından önce veya sonra bir konferans görüşmesi planlamak istemezsiniz.
Şirketinizin konferans merkezinden bir konferans görüşme numarası düzenleyin veya konferans görüşmelerini kolaylaştıran bir çevrimiçi sağlayıcıya başvurun. Bu genellikle küçük bir ücretin kurulmasını ve hesaplanmasını ve ödenmesini içerir, ancak şirketinizin konferans hizmetleri sunmaması uygun bir seçenektir.
Tarih, saat ve önerilen konunun ayrıntılarını içeren bir toplantı isteği hazırlayın. Bu, konferans aramanıza cevap vermeleri için yeterli zaman tanımaları için, konferans arama katılımcılarına birkaç hafta önceden e-posta yoluyla gönderilmelidir. Belirli arama talimatlarını ve katılımcıların aramaya erişmeleri için gereken PIN numaralarını eklediğinizden emin olun.
Konferans görüşmesi için bir gündem oluşturun. Gündeminiz, konferans aramasının ne elde etmesini istediğinizi, görüşmeden sonra hangi teslimatların yapılması gerektiğini ve sonraki adımlardan hangi katılımcıların sorumlu olacağını içermelidir.
Gündemi ve katılımcıların görüşmeden birkaç gün önce incelemeleri gereken ek bilgileri gönderin. Ele almayı planladığınız konuyla ilgili arka plan sağlayan elektronik tablolar veya raporlar ekleyebilirsiniz.
Konferans görüşmesinden önceki gün onay almadığınız katılımcılarla kişisel olarak takip edin. Bir telefon görüşmesi bu durumda en iyisidir, çünkü katılımcı toplantı isteğiyle e-postanızı alamayabilir.
