Konferans görüşmesi sırasında doğru notlar almak, görüşülenleri net bir şekilde kaydetmenizi sağlayabilir. Dinlerken neyin önemli olduğuna dair ayrıntılı bilgi almak, dinlerken neyin önemli olduğuna karar vermekten çok daha iyidir. Her zaman geri dönüp önemli olayları daha sonra çekebilirsiniz, ancak erken sunulan görünüşte önemsiz bir ayrıntı, daha sonra konuşmada daha büyük öneme sahip olabilir.
Aramayı kaydet
Konferans araması servislerinin çoğu aramaları kaydetmenize izin verir. Kayıt yapıyorsanız, tüm katılımcıları aramanın başında aramanın kaydedildiğini bildirmeniz gerekir. Aramayı kaydettirmek, geri aramanıza ve aramayı istediğiniz kadar gözden geçirmenize olanak sağlar ve önemli ayrıntıları kaçırmamanızı sağlar. Aramayı kaydedebileceğiniz yöntemler sağlayıcıya göre değişir. Sağlayıcınızdan konferans araması kaydetmek için talimat isteyin.
Katılımcıları Arayın
Görüşme başladığında konferans görüşmesinde kimin olduğunu unutmayın. Görüşme sırasında kimin ne dediğine dikkat edin ve önemli ifadeleri notlarınızda yazan kişiye ekleyin. Bireylerin görüşme sırasında sorumluluk aldığı her türlü görevi veya projeyi takip edin ve kimin hangi görevi üstlendiğini not edin. Eğer tartışılırsa, her bir ödevin neyi içerdiğine dair not alın.
Konuşma Konuları
Her bir farklı konuşma konusunun yanı sıra her bir alt başlığın da kaydını tutun. Bir çağrı gündemi varsa, hangi konuların ele alındığını ve nelerin tartışıldığını not edin. Gündem, notlarınız için kaba bir taslak olarak hizmet verebilir. Arama sırasında sunulan güncellemeleri, haberleri, çözümleri ve fikirleri not alın. Doğal konuşma biraz atlayabilir, ancak notları başlığa göre sıralamaya göre biçimlendirmek onları gözden geçirmek için yararlı olacaktır.
Son Notları Biçimlendirme
Orijinal notlarınız muhtemelen aramayı tamamladıktan sonra karışık görünüyor. Notları, görüşmede ele alınan çeşitli konularla ilgili bölümlere ayırın. Notlarınızı yeniden biçimlendirirken kimin konuştuğunu belirleyin. Ayrıca görüşme sırasında neyin başarıldığına veya karar verildiğine veya tartışmaların ana noktalarına dikkat çeken kısa bir özet de ekleyebilirsiniz. Bu özeti belgenin başına ekleyin. Ayrıca görüşme sırasında hangi görevlerin atandığını ve bunlardan kimin sorumlu olduğunu listeleyen başka bir bölüm de oluşturabilirsiniz. Bu, üst düzey yetkililere, ayrıntılı notları okumak zorunda kalmadan, arama sırasında olanlar için hızlı bir referans sağlar.
