Boşluk analizi, bir kuruluşun büyük resme odaklanmasına yardımcı olacak bir araçtır. Bir şirketin şu anda nerede durduğunu ve nerede olmak istediğini belirleyerek, istenen performans seviyesine ulaşacak bu yöntem ve stratejileri izole etmek kolaylaşır.
Pratik bir tanım
Boşluk analizi kavramı gerçekten çok basit. Aslında, birçok insan günlük olarak bir çeşit boşluk analizi kullanıyor. Bir kişi “10 kilo vermek istiyorum” dediğinde, kafasında bir tür boşluk analizi yapıyor, çünkü mevcut ağırlığını ve bu ağırlığın ne olmasını istediğini belirledi.
Boşluk analizinin faydası, boşluğu tanımlayarak bu boşluğu hafifletmek için bir eylem planı oluşturmanın daha kolay olmasıdır. Kilo kaybı örneğini alarak, istenmeyen 10 kiloyu kaybetmek için bir strateji geliştirilecektir (yani, bir kalori açığı üreten diyet ve egzersizin bir kombinasyonu).
Zorunlu bilgi
Bir boşluk analizini uygun şekilde yapabilmek için akılda tutulması gereken birkaç önkoşul vardır. İlk olarak, boşluk analizinin (analist) gerçekleştirilmesine dahil olan kişi veya kişilerin, ele alınması gereken hususları objektif olarak anlaması gerekir. Bu anlayışın bir kısmı, hangi bilgilerin alakalı olduğunu anlamak olacaktır. İkincisi, analistin hangi gerçek varlıkların mevcut olduğunu da bilmesi gerekir. Bu varlıklar bilgi kaynakları, şirket profilleri, politikalar ve prosedürler, finanslar ve daha fazlası olabilir. Son olarak, analist, hedef performansa ulaşmada karşılaşılan engelleri ve zorlukları anlamalıdır.
Boşluk analizinin kullanımı
Gap analiz araçları, ileri istatistiksel yöntemlerden “Niçin hedefte değiliz?” Basit sorusunu sormaya kadar değişmektedir. Ancak, üç model özellikle önemlidir - McKinsey 7-S modeli, Burke-Litwin gündelik modeli ve Nadler ve Tushman örgütsel uyum modeli.
McKinsey 7-S Modeli
McKinsey 7-S Modeli, aynı adı taşıyan danışmanlık firması için seçildi. Model temelde boşluk analizi yapmak için bir çerçevedir. 7-S modeli yedi grubun ana hatlarını çizer: Strateji, Yapı, Sistemler, Stil, Personel, Paylaşılan Değerler ve Beceriler.
Analist basitçe mevcut durumda ve her bir grubun istenen durumunda takılır. Gruplar açık ve basitliği oldukça iyi olsa da, gruplar da son derece bütünleşmişlerdir. Yüksek entegrasyonla ilgili problem, bir kişinin en küçük yönü değiştiğinde, hepsinin değişmesidir. Bu değişiklikler beklenmedik şekillerde ortaya çıkabilir, çünkü gruplar yüksek oranda insan merkezlidir. İnsan element tanımlayıcı bir nokta olduğunda, takip eden tanımlamanın dinamik olmasını bekler.
Sonuç olarak, bu çerçeve tüm işletmelere uygun olmayacak. 7-S modeli imalat gibi ortamlarda en iyi sonucu verir, çünkü işgücünde çok sayıda insan vardır ve bu gerçek, analizi etkileyeceği için dalgalanmaları azaltmaya yardımcı olur.
Burke-Litwin rahat modeli
W. Warner Burke ve George H. Litwin tarafından oluşturulan Burke-Litwin modeli, bir organizasyonel performans ve değişim modelidir. Model özellikle değişim yönetimi üzerine odaklanmaktadır. Değişkenler iki gruba ayrılır - dönüşümsel faktörler ve işlemsel faktörler.
Dönüşümsel faktörler çevre, liderlik, organizasyon kültürü ve stratejileri içerir. Bir faktörün, kuruluşun faaliyetlerini bir şekilde temelden dönüştürdüğü zaman, bir faktörün dönüşümsel olduğu söylenir. Bu faktörlerin değiştirilmesi zordur, çünkü şirketin nasıl çalışması gerektiği konusunda inanç sistemlerine bağlıdırlar; değişiklikler genellikle dış faktörlerin sonucudur.
İşlem faktörleri, bir işletmenin günlük işlemlerini oluşturdukları için adlandırılır. Bu faktörlerin iyileştirilmesi örneğin kalite iyileştirme girişimlerinde ve verimlilik girişimlerinde görülebilir.
Burke-Litwin modeliyle ilgili temel sorun, bir değişkenden diğerine belirgin bir akış olmamasıdır. Sonuç olarak, bir şirket dönüşümsel ve işlemsel faktörlerini tanımlayabilir, ancak bu durumu düzeltmek için çok az şey yapar.
Nadler ve Tushman örgütsel uyum modeli
Bu model, boşluk analizi araçlarının en popüler olanıdır. Uygulaması ve anlaşılması kolaydır. David A. Nadler ve Michael L. Tushman tarafından geliştirilen model, işletmenin kendi süreçlerine bakıyor ve bu süreçleri üç farklı gruba ayırıyor - Girdi, Dönüşüm ve Çıktı.
Girdi, işletmenin içinde bulunduğu çevreyi, sahip olduğu kaynakları (hem maddi hem de maddi olmayan) ve şirketin kültürünü içerecektir. Dönüşüm, yürürlükteki sistemleri, insanları ve görevleri içerir. Temel olarak, dönüşüm girdiyi çıktıya dönüştüren her şeyi içerir. Çıktı bir sistemde, grupta veya bireysel seviyede oluşabilir.
Nadler ve Tushman modelini kullanırken, modelin dinamik olduğunu unutmayın; zamanla değişecek ve değişmeli. Ayrıca, farklı bileşenler arasındaki uyum ya da uyum, şirketin neden yaptığı gibi performans göstermesidir, bu yüzden faktörlerin birbirine nasıl uyduğunu belirlemeye özellikle dikkat edin. Uyum ne kadar iyi olursa, şirketin performansı da o kadar iyi olur. Bu model, analistin bir şirketin çeşitli faktörlerini dış çevreye ve iç koşullara etkin bir şekilde yanıt vermeleri için uyumlaştırmasına yardımcı olacak bir çerçeve görevi görür.
