Saymancının işi, birçok yönden, bir kuruluşun yönetim kurulundaki en önemli işdir. Kulüp saymanı hem gelen hem de giden bir kulübün tüm paralarından sorumludur ve yasal uyumu sağlamak için doğru kayıtları tutması gerekir.
Ücret Toplama
Aidat toplamak bir kulüp saymanının evrensel bir iş olduğunu. Aidat toplama işi kulüp yılı başladığında başlar (okul klüplerinde olduğu gibi Ağustos veya hizmet kuruluşlarında olduğu gibi Ocak). Ücret toplama işi basittir ancak iyi kayıt tutmayı gerektirir. Hazineler, kulüp üyeliğini sürdürmek için ücretlerini ödemiş kişilerin listesini tutmalıdır.
Faturaları ödemek
Sayman işlerinden biri de kulüplere fatura ödemek. Okul ortamlarında, bu durum okul yöneticilerinden gelen talepler yoluyla yapılabilirken, bir topluluk organizasyonunda kulüp tipik olarak bir çek hesabına sahiptir. Sayman, ödenen tüm faturaları ve daha fazla açıklama yapılması gerektiğinde neden ödendiklerini kaydetmelidir.
Bütçe hazırlamak
Bütçe, bir kulübün temel belgesidir. Her ne kadar bazı kulüpler bir etkinlik yapmayı tercih etse de, bunu finanse etmek için bir yol bulsa da, bunu yapmak kulüpte zorlanmaya neden olabilir. Kulüp saymanı, herhangi bir fon sağlama çabasına başlamadan önce bir bütçe hazırlamakta ısrar etmelidir. Bütçe, tüm idari harcamaları, hatta küçük idari harcamaları içermelidir.
Finansal Bilgilerin Raporlanması
Tipik bir organizasyon kurulu toplantısı, kulübün saymanının mali raporunu gerektirir. Bu finansal rapor, herhangi bir hesabın başlangıç ve bitiş bakiyelerini içermelidir. Toplanan tüm paralar karşılanmalı ve ödenen faturalar listelenmelidir. Mali raporun anlaşılması kolay olmalı ve sayman bu konudaki soruları yanıtlamaya açık olmalıdır.
Halef Hazırlama
Yeni bir hazine seçildiğinde, mevcut hazinenin bu kişiyi kayıt tutma sürecini açıklayarak ve halefinin tüm bilgilere bakmasını sağlayarak hazırlaması gerekir.
