Kimse özellikle çalışanlara kötü haber vermekten hoşlanmaz. Bununla birlikte, işler azaldığında, insanları işten çıkarmak veya saatleri azaltmak için sık sık gerekli olur. Bu mesajların bir mektupta yazılması özellikle zordur, çünkü gerçekleri nasıl ifade ettiğiniz önemli değildir, alıcılar sinirlenir ve sinirlenir. Neyse ki, bazı planlamalarla çalışanların kolay çalışmasını sağlayan ve çalışma saatlerini azaltma kararınızın zorlu yapısını anlamalarına yardımcı olan bir mektup yazabilirsiniz.
Tarihi yazın. Boşluk atla Her bir çalışan için bir mektubu kişiselleştiriyorsanız, adları ve adresleri eklemek için kelime işlem programınızdaki adres-mektup birleştirme işlevini kullanın. Alternatif olarak, kişiselleştirilmiş kopyalar yapmak için çok fazla çalışanınız varsa, iç adresi tamamen atlayabilir ve genel bir mektup yazabilirsiniz.
Önce "Dear (Çalışan adını girin)" yazıp ardından iki nokta üst üste koyarak harfi açın. Genel bir mektup yazıyorsanız, ardından "Sayın Değerli Çalışan" yazıp ardından iki nokta üst üste yazın.
Arka plan sağlayarak mektubu başlatın. Şirketin para kaybettiğini ve düşüşe karşı koymak için ne yapmaya çalıştığınızı açıklayın. Çalışanların şirketin zor zamanlar geçirdiğini anlamaları için açık bir dille ancak yeterince ayrıntılı yazın. İlk paragrafta geçen saatlerden söz etmeyin, çünkü çalışanlar muhtemelen okumaya son verir ve durumu açıklama veya iyi niyetlerini korumaya çalışma fırsatını kaybedersiniz.
İkinci paragraftaki azalmayı saat cinsinden açıklayın. Açık ol. İşçiler her hafta kaç saat kaybedebilir? Varsa normal programlarına ne zaman dönecekler? Çalışanların bir çok sorusu olacak ve şimdi bunları ele almak ofisteki karışıklık ve telefon görüşmelerini önleyecektir.
Varsa iyi haberi vurgulayın. Örneğin, birini terk etmekten kaçınmak için saatlerinizi azaltıyorsanız, bunu belirtin. İşletmenizi en kısa sürede geri getireceğini düşündüğünüz bir stratejiniz varsa, çalışanlarınızın iyimserliğinizi hissetmelerini sağlayın. İyi haberler göreceli olarak küçük olsa bile, çalışanın en iyi menfaatlerine sahip olduğunuzu hissetmesine yardımcı olacaktır.
Son paragrafta eylem bilgisi verin. Çalışanların ek evrak doldurma gibi bir şey yapması gerekiyorsa, onlara bildirin. Bu zor süreçte yanınızda bulunduğunuz için teşekkür ederiz.
