Bir hibe yöneticisi, hibe tekliflerini denetlemekten, hibe fonlarını izlemekten ve tüm hibe faaliyetlerinin sözleşmeye uygun olduğundan emin olmaktan sorumludur. Yönetici tüm son tarihlere ve ölçülebilir sonuçlara aşina olmalı ve yazışmalar üretmeli, raporlar oluşturmalı ve hibenin tüm koşullarının yerine getirildiğini kanıtlamak için kayıt tutmalıdır. Veri toplama, veri girişi ve analizi bu sürecin bir parçasıdır. Hibe yönetimi, detaylara ve teknik uzmanlığa özen gösterilmesini gerektiren profesyonel bir faaliyettir.
Düzenlemek
Hibe teklifini, tüm teminat materyallerini ve sonradan ödülle ilgili yazışmaları toplayın ve düzenleyin. Hibe bölümlerini organizasyon için bir başlangıç noktası olarak kullanın, örneğin her ölçülebilir sonuç için bir dosya. Gönderdiği sonuç altında toplanan tüm verileri dosyalayın, böylece aylık veya yıl sonu raporları hazırlamanın zamanı geldiğinde bilgiler hazır olur. Bir hibenin uygun şekilde yönetilmesiyle ilgili çok sayıda evrak vardır ve bunun dikkatli bir şekilde organize edilmesi gerekir.
Gerekli formları, sözleşmede belirtilen şekilde ve zaman diliminde belirleyin ve gönderin. İşlemin başında bir kontrol listesi ve zaman çizelgesi oluşturmak, uyumluluğun sigortalanmasına yardımcı olacaktır.
Hibe şartlarını yerine getirmek için gerekli veri toplama sistemlerini belirleyin ve uygulayın. Hibede belirtilen her ölçülebilir sonucun belgelerle kanıtlanması gerekir. Örneğin, 50 öğrenciyi almaya söz verdiyseniz, kayıt formlarına ve oturum açma sayfalarına yazılı olarak sahip olmalısınız.
Bütçeleri izleyin: Satın alımların ve harcamaların bütçedeki satır kalemlerine göre yapılmasını sağlamak için harcamaları izleyin ve personelin satın alma ve bütçe kısıtlamaları konusunda nerede durduklarını bilmeleri için düzenli olarak harcama raporları yayınlayın.
Hibe süresi ilerledikçe ve değişikliklere ihtiyaç duyuldukça sözleşme şartlarının izin verdiği şekilde hibe değişiklikleri için onay alın. Hibe şartlarındaki herhangi bir değişiklik, organizasyonun genel müdürü tarafından onaylanmalıdır.
Hedeflere ve vaat edilen sonuçlara doğru ilerlemeleri izleyin ve bunlara ulaşılmaması durumunda değişiklikler önerin. Örneğin, katılım hedeflerine ulaşılamaması durumunda, işe alımdan sorumlu personelin, düzeltici önlem alabilmeleri için uyarılması gerekir.
İpuçları
-
Yöneticinin maaşını, bütçedeki bir satır öğesi olarak hibeye yazın. Yönetici birden fazla hibeyle uğraşıyorsa, bunları her hibeyi yönetmek için gereken sürenin yüzdesi olarak yazın.
Uyarı
Mevcut personelden oldukça büyük bir hibeyi yönetmek için zaman bulmasını beklemeyin. Gelecekte fon sağlamayı umuyorsanız, 100.000 ABD Doları ve üzeri ödüller, uyum ve uyumun sağlanması için çok fazla zaman ve uzmanlık gerektirir.
