Sözleşme yönetimi, bir sözleşmenin parametrelerinin sözleşmenin içinde belirtilen ilkelere uygun olarak takip edilmesini sağlama uygulamasıdır. Bu nedenle, sözleşmenin doğru bir şekilde yerine getirilmesini sağlamak için sözleşme yaşam döngüsünün sürekli yönetimine uyulmalıdır. İş sözleşmelerinden inşaat sözleşmelerine kadar yönetilmekte olan sözleşmenin türü aynı metodoloji izlenerek uygun şekilde yönetilebilir.
Sözleşmeyi baştan sona okuyun. Zaman dilimlerini ve son tarihlerini içeren ana veri noktalarını vurgulayın. Hedeflenen tamamlanma zamanlarının anlaşılmasını ve izlenmesini sağlamak için bu kritik tarihleri bir takvimde veya başka bir planlama uygulamasında işaretleyin. Sözleşmedeki kilit personelin görevlerini ve genel sözleşme sorumluluklarını listeleyen sözleşmenin kilit alanlarını vurgulayın. Örneğin, yeni bir inşaat inşaat sözleşmesi, tüm taşeronluk işlemlerinin zamanında tamamlanmasını sağlamak için bir ustabaşı bir temas noktası ve sorumlu taraf olarak adlandırır.
Sözleşme parametrelerinde belirtilen güncelleme tarihini ve randevuları her bir bitiş tarihinden önce planlayın. Sözleşmenin genel durumu hakkında sizi bilgilendirmek için sorumlu kişilerle yüz yüze veya telefon görüşmesi yaptığınızdan emin olun. Ara toplantıları, sözleşmenin genel ilerlemesini ölçmek ve ortaya çıkan sorunları ve endişeleri gidermek için kullanın.
Sözleşmeyi yapan tüm tarafların kiminle, ne zaman ve nerede konuştuğu hakkında çok ayrıntılı notlar tutun. Söz konusu taraflarla düzenli ve rutin olarak check-in yapın. Nihai sözleşme kapsamında belirtilen programa göre işlerin yürütülmesini sağlamak için haftada bir kez e-posta veya telefon gönderin.
Sözleşmeye katılan tüm yöneticilerin ve taşeronların size haftalık olarak ayrıntılı güncelleme listeleri göndermesini sağlayın. Tüm sözleşme ilerlemelerinin bir belgesini korumak için güncellemelerin e-posta, faks veya geleneksel posta yoluyla gönderilmesini sağlayın. Tüm yazışmaları güvenli ve kolay erişilebilir bir yerde saklayın.
Kullanılan malzemelerin, gerekli malzemelerin, gönderim ve alım programlarının, sözleşme çalışma programlarının, sözleşmenin tamamlanması için yapılan çalışma saatlerinin ve sözleşmenin bütçesini etkileyen diğer tüm verilerin doğru ve sürekli güncellenen bir listesini tutmak. Maliyetleri düşürmek ve verimliliği artırmak için dört ila altı haftada bir sözleşme bütçesini gözden geçirin, değerlendirin ve değerlendirin.
Meseleler ortaya çıktığında veya sorunlarınız dikkatinize sunulduğunda sözleşmeyi görüşmek için ek toplantılar düzenleyin. Endişelerin büyük sorunlar haline gelmesini beklemeyin, sürecin başlarında çözümler bularak daha büyük sorunlardan kurtulmaya çalışın.
İpuçları
-
Tüm sözleşme bilgilerini merkezi bir dosyada saklayın.
Uyarı
Sözleşme parametrelerini atlamayın veya hiçbir şekilde bir sözleşmeyi ihlal etmeyin.
