Bir proje yöneticisi, mevcut projelerini tartışmak için iç proje ekibi üyeleriyle düzenli olarak toplantılar yapar. Ek olarak, bir proje yöneticisi bir projeyi başlatmak için proje paydaşları, üst yönetim ve müşterileri ile toplantıları kolaylaştırabilir ve projeleri hakkında güncellemeler sağlamak ve zaman çizelgeleri ve bütçelerle ilgili soruları cevaplamak için devam eden toplantılar yapabilir. Her proje toplantısı için hazırlık, hem vaktinizi hem de toplantıya katılanların katılımcılığını yararlı kılmakta önemlidir.
Uygun kişileri proje toplantısına davet edin. Davetlilere göre toplantıda gerçekleştirmeniz gereken hedefleri belirleyin. Proje ekibi üyeleriyle toplantı yapıyorsanız, durum güncellemelerini edinme, iç sorunları çözme ve ekip üyelerinin proje hakkında bilgi paylaşma hedeflerini belirleyebilirsiniz. Proje paydaşları, yöneticileri ve müşterileri ile tanışmak, amacınız genel dönüm noktası güncellemeleri sağlamak ve soruları cevaplamaktır.
Toplantıdan birkaç gün önce davetlilerden gündem konularını isteyin. Toplantıda sürpriz bir eğri top atlatmak yerine, projeye bağlı olanlardan sorular ve tartışma konuları sorun. Bu, toplantıda sizi destekleyebilecek başkalarını hazırlama ve davet etme zamanı verecektir. Davetlilerin proje ile ilgili duymak ve tartışmak isteyeceklerini tahmin edin. Örneğin, müşterilerin pazarlama malzemelerini tartışmak istediğini biliyorsanız, iletişim departmanınızdan güncellemeler alın ve toplantıya bir temsilci davet edin.
Resmi bir proje toplantı gündemi oluşturun. Sayfanın en üstünde toplantı adı, tarih, saat, konum ve konferans araması numarası gibi toplantı ayrıntılarını listeleyin. Proje dönüm noktalarının durumu gibi gündem konularını listeler; BT, pazarlama, hukuk ve diğer ilgili bölümler gibi işlevsel iş alanlarının durumu; proje bütçesi; sonraki adımlar; ve başkaları tarafından size önerilen herhangi bir konu.
Tüm davetlilere elektronik toplantı davetiyesi ve gündemi gönderin. Durum ve zaman çizelgesi konusundaki tartışmanıza eşlik edecek bir proje planı veya durum raporu ekleyin. Davetiyeyi mümkün olduğunca erken gönderin ve toplantıdan en az bir veya iki gün önce gündem ve ekleri takip edin. Bu, davetlilerinizin belgeleri incelemesini ve önceden hazırlanmasını sağlar.
Toplantıdan birkaç gün önce konferans odası rezervasyonları ve oda kurulumu gibi toplantı lojistiklerini kontrol edin. Çalıştıkları ve erişimlerinin kolay olduğundan emin olmak için konferans görüşme numaranızı ve web toplantı girişlerinizi uygun şekilde test edin. Katılımcılar birden fazla görev üzerinde çalışıyor olması nedeniyle, hatalı telefon numaraları ve web bağlantıları ile kimsenin zamanını boşa harcamak istemezsiniz.
