Doğru kişilerin iş toplantınıza gelmesini sağlamak etkinliği yapabilir veya bozabilir. Zorlu ve profesyonel bir davet hazırladığınızda, davetlileri toplantının önemi, katılım zorunluluğu ve onlara yararı konusunda ikna edersiniz.
Tek tek mektup gönderiyorsanız davetiyeyi kişiselleştirin. Önceden yazdırılmış kartlara posta gönderiyorsanız, şirket antetli kağıdını veya logonuzu kullanın. E-posta davetleri için, logonuzu ve web sitesi bağlantılarınızı görüntüleyin. Her kişiye isimleri ile hitap edin ve yazışmaların imza ile birlikte üst düzey bir şirket yetkilisinden gelmesini sağlayın.
Neyin gerçekleştiğini ve neden katılmaya davet edildiğini açıklayan zorlayıcı bir açılış cümlesiyle önderlik edin. Örneğin, “Endüstri uzmanlığınız sizi yeni yönlendirme komitemiz için ideal bir aday haline getiriyor. Sizi, iş dünyasının taşıyıcıları ve çalkalayıcıları ile catering öğle yemeğinde ve sunumda buluşmaya ve kaynaşmaya davet etmek istiyorum. ”
Toplantının münhasırlığını, tartışılacak konuyu veya günün istenen sonuçlarını dile getirin. Örneğin, “Bu yuvarlak masa tartışmasının bir parçası olmak için sadece bir düzine yerel CEO'yu davet ettik. Hedefimiz, girişimcilerin devletimizdeki benzersiz ihtiyaçlarına ilişkin gelecek yıl eyalet yasama meclisine sunmak için iş dostu önerileri beyin fırtınası yapmak. Sesini duymak istiyoruz. ”
Meşgul profesyonellere hitap edebilecek konuk konuşmacıları, yemekleri veya ağ kurma fırsatlarını not edin. Örneğin, “Ofis için çalışan yerel adaylardan haber alacağız ve soru-cevap için bir süre sağlayacağız. Yiyecek ve içecek servisi yapılan bir brunch ve kahve barı da sağlayacağız. ”
Toplantının tüm ilgili ayrıntılarını, davetiyeniz için öne çıkan mektubunuzun vurgulanmış veya koyu bir bölümüne ekleyin. Tarih, saat ve yer gibi hayati bilgiler bir mektubun içinde kaybolabilir. Kolay başvuru için hepsini tek bir bölüme koyun.
Belirli bir tarihe göre bir RSVP isteyin, böylece buna göre plan yapabilirsiniz. Davetlilere, e-posta, şirket web sitesi, önceden basılmış kart veya telefon görüşmesi gibi devam etmeyi onaylama yolları verin.
İpuçları
-
Tarih ve saat planlamadan önce çakışan etkinlikler için topluluk ve yerel işletme takvimlerini kontrol edin. Ticaret Odası işlevi, Rotary kulübü etkinliği veya büyük konferans veya ticaret fuarı ile rekabet etmek istemezsiniz.
Davetiyeleri en az bir ay öncesinden, katılımcıların sizi programlarına ekleyebilmeleri için iki hafta süre tanıyacakları hatırlatma bildirimleriyle gönderin. İnsanların seyahat ve konaklama için planlama yapması gereken önemli bir toplantı veya konferanssa, mümkün olduğunda en az altı ay önceden haber verin.
