Patronunuz için bir rapor yazan bir çalışan veya genel müdürünüze rapor veren bir işletme sahibi olun, en iyi araç "niçin" nasıl yapılır "çerçevesidir. Bu raporu neden yazıyorsun? Okuyucunun bilmesi gereken hangi bilgiler var? Önerilerinizi veya sonuçlarınızı nasıl sunacaksınız? Bu yapının ardından belgenize mantıklı bir akış verilecektir. Patronunuza veya yöneticinize iyi bilgilendirilmiş bir iş kararı vermek için gereken kesin bilgileri verecektir.
Neden odaklanmak
Raporu neden yazdığınızı anlayın. Raporun amacını açıkça belirtmeniz önemlidir, aksi takdirde yazınızı yanlış hedef kitleye uyarlayabilir veya hayati bilgiler bırakabilirsiniz. Gerekirse sorular sorun. Rapor birden fazla bölüme dağıtılacaksa, her bölümün kaygılarını ele alan ayrı bölümler eklemeniz gerekip gerekmediğini göz önünde bulundurun.
Hangi Bilgileri Ekleyeceğinize Karar Verin
Finansal veriler, çizelgeler ve grafikler gibi ihtiyacınız olan bilgileri toplayın. Görüşleri raporunuzla ilgili olan kişilerle görüşün. Ardından, izleyicinin bilmesi gerektiğini düşündüğünüz en önemli noktaya veya noktalara karar verin. Göze çarpan noktaları vurgulayan birkaç paragraf yazarak başlayın ya da bilgilerinizi madde imli madde listesine ekleyin.
Tavsiyenizi Nasıl Sunacağınıza Karar Verin
Rapora bir başlık verin. Görevin ayrıntılarını veya rapor yazmanın nedenini kısaca açıklayın. Bilgi toplama yönteminizi açıklayın. Raporun gövdesini, örneğin ana temalara göre, mantıklı bir şekilde düzenleyin. Konuyu tamamen araştırdığınızı gösterecek kadar bilgi eklediğinizden emin olun. Bulgularınıza dayanarak, raporu sonuç veya önerinizle sonlandırın.
Yönetici Özeti Ekleyin
Raporunuzun başına dönün ve raporun ana noktalarını özetleyen bir veya iki paragraf ekleyin. Alternatif olarak, fikirlerinizi yapılandırmak için madde imleri kullanın. Yönetici özeti, patronunuzun okumaya vakti olabileceği için tüm ilgili bilgileri içerdiğinden emin olun. Kısaca, raporun konusu nedir? Başlıca bulgular nelerdir? Ne önerirsin veya önerirsin? Sonra ne olur? Özetinizi, bir veya iki dakikalık bir okuma süresi içinde raporunuzun özünü sunana kadar düzenleyin.
Raporu Biçimlendir
Şirket tarzı bir rehber varsa, izlediğinizden emin olun. Aksi halde, raporu kolay okunur bir biçimde biçimlendirin ve kopyayı taramayı mümkün olduğunca kolaylaştırın. Konuları ayırmak için açık başlıklar kullanın; Bu, patronunuzun rapordaki ilgili sayfayı bulmasını kolaylaştırır. Önemli fontları büyük fontlarda veya koyu harflerle vurgulamayı düşünün. Finansal tabloları, basılı materyalleri veya diğer destekleyici belgeleri raporun sonunda ek olarak düzenleyin.
Kontrol ve Prova Okuma
Doğru yazım ve dilbilgisi için raporu kontrol edin. Çevrimiçi yazım denetimi ve dilbilgisi denetimi yardımcı olur ancak içeriğe her zaman izin vermez.Mümkünse, birinin hatalar için raporu dikkatlice okutun. Düzelticiden raporu genel olarak eleştirmesini isteyin. Bitmemiş bir düşünce bıraktın mı? Endüstri terminolojisini tutarlı bir şekilde kullandınız mı? Anlaması kolay mı? Yıldız kelime bilginizle etkilemeye çalışmayın - bunun yerine netlik için gayret gösterin.
