Toplantılar iş dünyasında düzenli olarak yapılır ve dakikalar alınan eylemleri ve alınan kararları kaydetmek için kullanılan resmi belgelerdir. Tutanaklar şirketin gözünde resmi belgeler haline geldiğinden, tutanaklarda yapılması gereken her türlü değişiklik bir zeyilname gerektirir. Bir zeyilname oluştururken, toplantı komitesine ne zaman ve nasıl sunacağınızı bilmeli ve resmi dakikalara eklemelisiniz, böylece bu değişiklikleri kendi isteğinizde yapmazsınız.
Son tutanaktan resmi tutanakların kopyalarını hazırlayın, böylece toplantıya katılan herkes bunları gözden geçirebilir.
Bir sonraki toplantıdaki tutanakları aktarın. Önceki toplantıdaki tutanakları gözden geçirerek toplantı başkanının işleri başlatması alışılmış bir şeydir. Tüm katılımcılar, tutanakları okumalı ve devam etmeden önce onaylamalıdır. Herhangi birinin ekleyeceği, değiştireceği veya düzelteceği bir şey varsa, o zaman bunu söylemenin uygun zamanıdır.
Değişiklikleri dakikalara not edin. Değişiklikleri doğrudan tutanaklarınızın kopyasına yazabilir veya notları ayrı bir kağıda yazabilirsiniz.
Toplantı üyelerinin, eklerde sergilenecek olan dakikalarda önerilen değişiklikler konusunda hemfikir olmasına izin verin. Eğer herkes aynı fikirde ise, ekleri dakikalar içinde oluşturarak ilerlemeye devam edebilirsiniz.
Toplantı ertelendikten sonra ek ekleyin. Toplantının hemen ardından zeyilname eklenmesi en iyisidir, böylece bilgiler hala aklınızda kalır. Zeyilname bilgilerini yazmak için dakika şablonunu kullanın.
Resmi tutanakları ekte verilen eklerle birlikte toplantı grubu üyelerine dağıtın. Gelecekte çok olması durumunda bunu yapmak için bir sonraki toplantıya kadar beklemek istemeyebilirsiniz. Aksine, tutanakların ve eklerin elektronik bir kopyasını gruba e-posta yoluyla iletin ve üyelerine geri bildirimlerinin veya onayının kabul edildiğini bildirir. Gruptaki herkes ekleri içeren tutanakları onaylarsa, bu yeni çalışma belgeniz olur.
Başkanınızın imzasını almak için tutanakları ve ekleri bir sonraki toplantınıza ekleyin. Tutanaklar ancak, başkan kendileri tarafından onaylandıktan sonra resmi olur.
