Birden Çok Değişen Görevi Düzenleme ve İzleme

Görev bir iş birimidir. Bir görevin kapsamı, asgari emek gerektiren bir meseleden, tamamlanması için bir dizi alt görev içeren ciddi emek gerektiren bir meseleye kadar değişebilir. Görevler genellikle belirli, zaman sınırlı amaç ve hedeflerle ilgilidir. Bu nedenle, görevleri düzenlemek ve izlemek, amaç ve hedeflere ulaşmak için önemlidir. Kağıt üzerine veya bir bilgisayar programına görevler vererek, gününüzü ve nihayetinde kısa vadeli ve uzun vadeli hedeflerinizi ve hedeflerinizi kontrol edersiniz.

İhtiyacınız olacak ürünler

Yapılacaklar listesi
Takvim

Görev listenizde ilerleyin ve her bir öğe için ölçülen önceliğine göre sayısal bir değer yerleştirin. Bu, eylemlerinizi, gün içinde en fazla etkiye sahip olmak için en iyi şansı verecek şekilde sıralar. Her görevin amacınıza ve hedeflerinize önemine karar vererek görevlere öncelik verin. Bazı görevler doğal bir aciliyet duygusu ile gelecek, diğerleri ise herhangi bir gerçek önemi olup olmadıklarını değerlendirmek için duraklama verebilir.

Her görevi gerçekleştirmek için gereken süreyi tahmin edin. Her görevi gerçekleştirmek için minimum ve maksimum zaman tahsisini ayarlayan bir zaman aralığı yerleştirin. Bir görevi tamamlamak için gereken süre, gün için önceliğini etkileyebilir. Örneğin, tamamlanması beş dakika süren basit bir görev, tamamlanması üç ila beş saat gerektiren göreceli olarak daha fazla önemi olan bir göreve öncelik verebilir. Tamamlanması daha uzun süreler gerektiren görevlerin doğal olarak daha uzun bir zaman diliminde takvilenmesi gerekir.

Her görev için son tarihler belirleyin. Son teslim tarihleri dikkatinizi yoğunlaştırır ve uyumluluğunuzu teşvik eder. Bazı görevler, müşteriler veya dış kurumlar tarafından oluşturulanlar gibi dış partiler tarafından belirlenen son teslim tarihlerine sahip olacak. Diğer görevler bir son tarih belirlemenizi gerektirecektir. Bu, görevi tamamlamak için gereken zaman miktarı ve görevi tamamlamak için başkalarının emeğinin gerekip gerekmediği gibi faktörlerle şekillenecektir. Ayrıca, görev atamaları delegasyonu yaparken, görev için kendi son teslim tarihinizden biraz daha erken olan son tarih taleplerinin iletilmesine yardımcı olur.

Görevleri zamanla. Bu, takviminizde görevleri ve etkinlikleri nasıl düzenleyeceğinize karar vermeyi içerir. Planlama yaparken görevler arasındaki doğal ilişkiyi düşünün. Benzer görevleri bir araya getirerek en yüksek verimi elde edersiniz - örneğin, belirli bir zamanda farklı projeler için faturalandırmayı tamamlar. Ayrıca, zamanlama görevlerini gerçekleştirirken günün boyunca kişisel enerji zirvelerinizi göz önünde bulundurun. Zihinsel gücünüz sabah saatlerinde zirve yaparsa, bu süre zarfında en uygun zihinsel dikkat gerektiren görevleri planlayın. Enerjiniz sabah 3'te düşerse, bu basit işleri planlamak için en iyi zaman olabilir.

Esnek ol. Yalnızca kendi aciliyet listesi zamanınızı ve dikkatinizi isteyen birinden bir arama almak için, zamanınızı en verimli şekilde kullanacak şekilde öncelik atayabilir, son tarihler belirleyebilir ve görevleri zamanlayabilirsiniz. Bunun çabalarınızı raydan çıkarmasına izin vermeyin. Zaman yönetimi teknikleri, günlük programınıza göre esnek zamandaki faktoringi içerir. Ayrıca, uygulanabilir bir seçenek olması durumunda, yüksek konsantrasyon gerektiren işler için belirli zaman aralıklarını "kesintisiz zaman" olarak belirleyin.

İlerlemenizi takip edin ve işaretleyin. Faaliyetleri sıralayan görsel bir akış şeması veya görev listenizin grafiğini geliştirin. Bir dizi alt görev içeren ana görevler için bireysel etkinlik akış çizelgeleri oluşturun. Görevleri ve alt görevleri tamamlarken, bunları listenizden çıkarın. Her günün sonunda ve her çalışma haftasının sonunda, ilerlemenizi gözden geçirin ve görevlerinizi yeni gün ve yeni hafta için yeni listeler ve çizelgelerle yeniden düzenleyin.