Herkes, bir kağıt parçası kadar büyük bir masanın arkasına oturmuş, görüşte bir miktar toz lekesi bile görmeden, meşgul, üst düzey bir yöneticinin görüşünü takdir edebilir. Görünüşe göre gerçeklik gerçek, çünkü o yönetici de senin kadar meşgul ama ofis iş yükünü organize etmenin bir yolunu buldu. Sizler için çalışan bir sistem geliştirdiğiniz sürece siz de yapabilirsiniz. Bu, diğerlerini kovarken bazı “denenmiş ve doğru” teknikleri kullanmak anlamına gelebilir.Bu üst düzey yönetici gibi, sorumlu olduğunuzu ve iş kontrolünüzün kontrolünüzü ele geçirmeden önce sizi kontrol etmesini sağladığınızı unutmayın.
Elektronik ve kağıtlı bir dosyalama sistemi kurun, böylece incelemeyi tamamladıktan sonra derhal bilgiden vazgeçebilirsiniz. Pek çok işletme uzmanı, "usta istifleyicilerdir", yani sonunda kendilerini ezecek kağıt yığınları biriktirme eğilimindedirler. Bir proje üzerinde çalışmak için taahhütte bulunun ve ardından işiniz bittiğinde, derhal dosyalayın. Kağıt dosyalar için, her biri sizin için anlamlı bir mesajı gösteren renk kodlu bir dosya sistemi kurun. Örneğin, yeşilin “yüksek öncelikli”, sarı “orta öncelikli” ve kırmızı “düşük öncelikli” anlamına gelen üç renkli bir hiyerarşi sistemi uygulayın. Veya, masanızdaki dosya sayısını azaltmak için iki renkli bir sistem kullanın. Bir bilgisayar dosyalama sistemi oluşturmak için aynı mantığı izleyin.
Günlük yapılacaklar listesi oluşturun ve odaklanmanızı ve takip etmenizi sağlamak için her zaman yanınızda bulundurun. Onları tamamlarken görevleri geçin. Aynı şekilde, her zaman yanınızda bir takvim bulundurun ve ikisini gerektiği gibi referans alın. Günlük yükümlülüklerinizi aklınızdan çıkarmak için her günün sonunda ve her yeni günün başında yapılacaklar listenizi gözden geçirin.
İyimser ama aynı zamanda gerçekçi olan bu görevlerin her biri için zaman sınırları ve tarihler belirleyin. Zaman alıcı “e-posta vorteksine” aktarılmasının inanılmaz derecede kolay olması nedeniyle e-postaları okuma ve yanıtlama zamanına özellikle dikkat edin, e-postalarınızı çabalarınızı odaklamaya yardımcı olmak için “yüksek öncelikli” mesajlarla etiketleyin - ve sonra buna göre cevap verip vermemeye karar verin.
Telefon görüşmelerine ve toplantılarına sürelerinin tahmini olarak başlayın - ve saati izleyin ve plana uyun. Eğer şöyle bir şey söylerseniz, insanlar disiplininize saygı duyacaklar: “Hepimizin meşgul olduğunu bildiğim gibi, bu telefon görüşmesini veya toplantıyı 30 dakikaya kadar tutmak için elimizden geleni yapacağız.”
Sizi uzun bir öğle yemeğinde ya da önceki kör randevularında uzun süren bir görüşmede sizi bağlamaya çalışabilecek iş arkadaşlarınız için sınırlar belirleyin. Bazı sosyal etkileşimler, iş arkadaşları arasında ilişkiler kurmak için önemli olsa da, elinizden çıkmamaya dikkat edin ve aksi halde iyi yapılandırılmış iş gününüze bir eğri topu atın.
Çoklu görevi yeniden düşünün. Telefonda konuşmanın, bir e-posta yazmanın ve bir pazarlama teklifini gözden geçirmenin sizi süper bir çalışan haline getirdiğini düşünebilirsiniz, ancak aslında dikkatinizi dağıtabilir ve bunun yerine verimsiz olabilirsiniz. Gerekirse, dikkatinizi bir kerede bir göreve odaklamaya zorlayın ve sonuçları iş yükünüzü organize etme çoklu görev modu ile karşılaştırın.
Yeni sorumluluklar üstlenmeyi kabul etmeden önce mevcut iş yükünüzü değerlendirin. Her ne kadar birçok çalışan, adım atmaları gerektiğini ve bu tür taleplere hiçbir zaman hayır dememelerini varsaysalar da, görevleri tamamlamak için zamanınız olup olmadığını ve kendi yüksek standartlarınıza göre başarabileceklerini dikkatlice değerlendirin.
Ofis iş yükünüzü düzenleme planınızla doğru yolda olduğunuzdan emin olmak için amirinize danışın. “Eylem planınızı” inceleyin ve geri bildirim isteyin.
