Değişim yönetimi, bir kuruluşun üyelerinin işle ilgili bir geçiş sırasında karşılaştıkları değişikliklere odaklanır. Değişim yönetiminin sorunsuz bir şekilde tamamlanması için olası endişeleri ve öngörülen sorunları azaltmak için araçlar, süreçler ve planlar bulunmalıdır. Bir değişim yönetimi proje planı esastır. Çalışanların yeni rollerine geçmelerine yardımcı olacak bir plan olmadan, çalışanlar şaşkın ve hazırlıksız hissedecek ve genel olarak iş potansiyel olarak etkilenebilir.
Bir değişiklik yönetimi ekibi atayın. Bu, kuruluşunuzun üyelerini veya değişim yönetimi sürecine aşina olan dış danışmanları içerebilir. En azından, bu ekip kuruluşunuzun tüm alanlarına aşina bir kişiyi ve bir değişim yönetimi uzmanını içermelidir. Bu ekip organizasyondaki amaçlanan değişiklikleri açıklamak, geçiş sırasında ortaya çıkan sorunları azaltmak ve değişim tamamlandığında geçişin başarısını belirlemek için hazırlanmalıdır.
Şirketinizin mevcut organizasyon yapısından planlanan organizasyon yapısına geçmesi için tanımladığı planı analiz edin. Kaç adımın gerekli olduğuna karar verin. Genellikle, bir şirket doğrudan bir organizasyon yapısından diğerine gidemez; planın adım adım uygulanması gerekiyor.
Örneğin, şirketiniz bölgeye göre bölünmüş bir kuruluştan bölüme bölünmüş bir kuruluşa geçmek istiyor.Şu anda, her yerel ofis kendi pazarlama, satış ve üretimini yönetmektedir. Şirketin amacı, şirketi üç tam, entegre bölüme ayırmaktır: pazarlama, satış ve üretim. Şirket, pazarlamayı bütünleştirerek, ardından satış ve imalat yaparak başlayabilir. Bu kademeli geçiş, her üç departmanın bir seferde geçişinden daha riskli ve daha az zorlayıcıdır.
Kapsamlı bir iletişim planı oluşturun. Tüm şirket çalışanlarına yaklaşan değişikliklerden nasıl haberdar olabileceğinizi belirleyin. Doğru iletişim olmadan, çalışanlar değişimin farkında olmayabilir ve gerektiğinde uygun şekilde geçiş yapamayabilir.
Değişiklik yönetimi sürecinde gerçekleşecek önemli değişikliklerin zaman çizelgesini oluşturun. Bu detaylı olmalı ve büyük ve küçük detaylar içermelidir. Zaman çizelgesi aşağıdaki gibi öğeleri içermelidir:
- Amaçlanan değişiklikleri organizasyonla paylaşın
- Sorumluluklarının nasıl değişeceğini açıklamak için pazarlama ekibinin üyeleriyle görüşün
- Pazarlama çalışanları için yeni ofis düzenini tasarlayın ve yükleyin
- Pazarlama çalışanlarını yeni iş yerlerine geçirmek (3 günlük süre)
- Herhangi bir soru sormak için pazarlama çalışanlarıyla tanışın
- Ortaya çıkan endişeleri tartışmak için haftalık telekonferanslar düzenleyin
Değişim sürecinde ortaya çıkabilecek olası endişeleri ve problemleri sıralar. Bu, çalışan memnuniyetsizliğini, çalışanların kafa karışıklığını ve günlük iş süreçlerinin durmasını içerir. Her potansiyel gerileme için bir acil durum planı oluşturun.
Tüm değişiklik yönetimi bilgilerini, şirketinizin üst düzey yönetim ekibine sunmak için bir rapor halinde derleyin. Yönetim ekibinden sorular veya önerilen değişiklikler için hazırlanın. Önerilerinizi savunmaya hazır olun ve tüm değişiklik yönetimi planlarınızın üst yönetim tarafından kabul edilemeyebileceğini kabul edin. Değişiklik yapılması gerektiğinde, tüm revizyonları içerecek şekilde değişiklik yönetimi proje planını düzenleyin.
Gelecekteki değişiklikleri, üst yönetim onayı alındıktan sonra ancak değişiklikler resmi olarak uygulanmadan önce, kurum içindeki her yerel yönetim ekibiyle tartışın. Her menajere ekibini etkileyecek bir değişiklik raporu sunun, böylece ekibindeki değişiklikleri açıklayabilir. Her yöneticiden göz ardı edilebilecek olası endişeleri gidermelerini isteyin; böylece ele alınabilir ve değişiklik yönetimi planı gerektiği gibi düzeltilebilir veya değiştirilebilir.
İpuçları
-
Değişim yönetimi planınızda düzenlemeler yapmaya hazır olun. Özellikle büyük bir organizasyonel değişiklik yaparken, problemlerin ortaya çıkması muhtemeldir. Tüm yüksek riskli değişiklikler için bir acil durum planınızın olduğundan emin olun.
Uyarı
Bir değişiklik acele etmeyin. Değişim organizasyona oldukça faydalı olsa da, bir değişikliği çok hızlı yapmak çalışanları ve diğer paydaşları korkutup kafalarını karıştırabilir.
