Bir işletmeyi yönetmenin en sinir bozucu yönlerinden biri, kötü çeklerle uğraşmaktır. İade edilen çeklerle ilgilenmek karmaşık bir mesele olabilir. İşletme sahipleri ve yöneticilerinin karşılaştığı en yaygın sorun, konuyu bir müşteriyle, özellikle de normal bir kişiyle nasıl ele alacağınızdır. Belki de fon toplamanın en yaygın ve nazik yolu borçla ilgili iyi hazırlanmış bir mektuptur.
Mektubu şirket kırıcınıza yazın. Kişisel kırıcınızla ilgili ödeme talep ederek sorunu karıştırmayın.
Geri dönüş adresinin altında iki boşluk olan müşteriniz için uygun karşılamayı kullanın. “Sayın” kelimesini ve “Sayın Bay Jones” veya “Sayın Bayan Smith” gibi soyadı kullanın. Bunun yerine genel “Merhaba” veya “Selamlar” kullanabilirsiniz, ancak kişisel bir adres daha iyidir. Bir isim veya “Merhaba” gibi resmi olmayan bir selamlama kullanmaktan kaçının.
Mektubu borcu tehdit edici olmayan bir şekilde ele alarak başlayın. Buna bir örnek, “Bize verdiğiniz kişisel çekin banka tarafından ödenmeden bize iade edildiğini bildirmek için yazıyoruz.” Alıcıya şüphenin avantajını sağlayacak şekilde devam edin: "Emin olalım:" bu sizin tarafınızdan gözetimden başka bir şey ifade etmiyor ve hatayı hızla düzeltirsiniz."
Banka adı, çek numarası, tarihi ve tutarı gibi kötü çekle ilgili tüm detayları verin. Ayrıca, müşterinin hesap numarasına şirketinize danışın ve bu hesaptaki bakiyeyi belgeleyin.
Varsa “iade çek ücreti” politikanıza başvurun. Örneğin, iade edilen tüm çekler için 20 dolarlık bir ücret belirten yazılı bir politikanız varsa, sizden teklif alır ve çek tutarı ile birlikte istersiniz. Her zaman müşteriye, “Lütfen iade çekiniz için 150,00 ABD doları, toplam 170,00 ABD Doları için 20 ABD Doları tutarındaki çek ücreti” olarak havale yapın.
Müşteriye size fonları nasıl havale edebileceğini söyleyin. Örneğin, işyerinize para getirmesini talep edebilir ya da bir iş emri gönderebilir ya da iş adresinize onaylı bir çek gönderebilirsiniz. Ayrıca, telefonla mı yoksa şahsen kredi kartı mı yoksa banka kartı mı kabul edebileceğinizi belirtin.
Ödeme koşullarını belirtin: "Lütfen 15 gün içinde ödemeyi havale edin." Alıcının sizi herhangi bir soru ile araması için davetiyeyle kapatın.
Oturumu kapatın ve avukatınızı kopyalayın. Avukatın soyadına "esquire" ekleyin, böylece alıcı yasal bir profesyonelin durumu takip ettiğini bilir. İlk harfle yasal işlem yapmak istemezsiniz. Borçların dostane bir şekilde ödenmesi tercih edilen seçimdir. Avukatınızı kopyalamak, alıcıya, sorun çözülmezse alıcıyı mahkemeye götürebileceğiniz konusunda uyarır.
İpuçları
-
Borçludan 10 iş günü içinde haber alamazsanız, bir hafta içinde ondan geri bildirim almanız gerektiğini vurgulayan başka bir yazı ile devam edin. Bir cevap alamazsanız veya borçlu ödemeyi reddediyorsa, konuyu avukatınıza devredin.
