Etkili iletişim planları organizasyonlara değer katar ve çoğu zaman başarı ile programların başarısızlığı arasında fark yaratır. Ancak, etkili bir iletişim planı nedir? İletişim, “ortak bir semboller, işaretler veya davranış sistemi aracılığıyla, bireyler arasında bilgilerin paylaşıldığı bir süreç” olarak tanımlanmaktadır. Etkili iletişim planlaması, ortak bir dil oluşturarak ve mesajı çerçeveleyerek engellerin üstesinden gelmeye yardımcı olur. Bu planlar, kilit bir mesaj hiyerarşisi düzenlemede ve hedef kitlenizle ilgili zamanlama ve yayınlama ile ilgili bilgileri belirlemekte yardımcı olur.
Etkili İletişim Kurmayı Planlayın
Etkili iletişim planları, mesajın yönetimi, sonuçların elde edilmesi ve başarının ölçülmesi için bir aşama oluşturdu. Planlar, herhangi bir iletişim projesi, programı veya şirketi için kimin, neyin, nerede, niçin ve nasıl temellerini tanımlar. Bir plan oluşturmak sizi hedefleriniz hakkında düşünmeye zorlar ve halka açılmadan önce engeller de dahil olmak üzere tepkiler bekler. Bir iletişim planı aynı zamanda çabalarınızı içerik sağlayarak, öncelikleri belirleyerek ve uyum geliştirerek odaklar. İvme kazandıran ve kullanılan medyaya uyarlanmış tutarlı bir mesaj geliştirmenizi sağlar.
Planın Oluşturulması
İletişim planlarının boyutları farklı olsa da, kapsamlarına ve amaçlarına bağlı olarak, bazı temel bileşenler şunları içerir: Durumu analiz edin. Mevcut sorun veya fırsat nedir? Endüstri veya şirket nasıl değişiyor? Yeni bir şey mi başlatıyorsun? Araştırma veya anket verileriniz var mı? Bu acil durum mu, kriz durumu mu? Ekonomik veya politik faktörler alakalı mı? Tarih nedir Birincil ve ikincil izleyicileri tanımlayın. Kitlenizin büyüklüğü nedir? Durum bilgisi nedir? Nasıl etkilenecekler? Onlar alıcı mı? Mesajı düzene sok. Bu mesaja neden ihtiyaçları var? Kitlenizi etkiliyor musunuz? Harekete geçmelerini mi istiyorsun? Direnecekler mi? Mesajın katmanları var mı? Dağılımı belirle. Hedef kitlenize nasıl ulaşacaksınız? Gruplar bu mesajı iletmenize yardımcı olabilir mi? Hangi medya mesajınıza uyuyor? Dışarı çıkması ne kadar hızlı gerekiyor? Kitlenizin tercihi nedir? Hedefler belirlemek. Neyi başarmaya çalışıyorsun? Bunu başarırsan nasıl anlayacaksın? Ölçülebilir mi? Bu ne kadar sürmeli? Bütçeniz nedir? Sonuçları ölçün. Hedeflerine ulaştın mı? Sonraki adımlar gerekli mi? Bir süre içinde ölçmeniz gerekiyor mu?
İletişim Planları Türleri
İşinize bağlı olarak, iletişim planları genellikle kurumun çeşitli seviyelerinde bulunur. Kurumsal açıdan bakıldığında, plan işletmenin vizyonu, misyonu ve stratejileri üzerine odaklanmaktadır. Ayrıca tüm organizasyonun markalamasını da içerebilir. Ürün düzeyinde, iletişim planları bir ürünün piyasaya sürülmesine, ürün hattının genişletilmesine, bir marka oluşturulmasına veya pazar payının arttırılmasına yardımcı olabilir. Halkla ilişkiler grubu neyin haber değeri olduğunu ve medyanın birden fazla pazara ulaşmak için nasıl kullanılacağını araştırıyor. Aynı zamanda kriz iletişimini ve ayrıca topluluk ilişkilerini içerebilir. İnsan kaynaklarında odak noktası çalışan iletişimidir. Çalışanlarımıza stratejiler, programlar, değişiklikler ve eğitim hakkındaki bilgileri nasıl aktarabiliriz? Yatırımcı ilişkileri için amaç şirkete finansal ilgi göstermek, bu toplulukta itibar kazanmak ve derecelendirmeleri artırmaktır.
Sözün Çıkması
Medyanın büyümesiyle birlikte, iletişimcilerin birçok seçeneği vardır, ancak izleyicilerinizi bilmek çok önemlidir. Pazarlarınıza ne sıklıkla kullandıklarını sorun. Mesajınızın ne gerektirdiğini belirleyin. Acil mi? Geri bildirime mi ihtiyacınız var? Bir topluluk mu kuruyorsun? Bunların her biri farklı bir dağıtım sistemine yol açacaktır. Birçok durumda, mesajın pazarınıza ulaşmasını sağlamak için birden fazla iletişim aracı gerekir. Yaygın dağıtım kanalları şunlardır: E-postalar Toplantılar Sosyal medya (Twitter, Facebook, LinkedIn, MySpace) Web siteleri / bloglar Bültenler / yeni bildiriler Sunumlar Basın bültenleri Mektuplar Yayınlar Kılavuzlar Ders Notları Televizyon Radyosu Videoları Web Seminerleri / web yayınları Eğitim oturumları
Etkili İletişim Planlarına Giden Yol Blokları
Etkili olmayan iletişimdeki anahtar faktörlerden biri, konuşma, okuma ve düşünme biçimimizdeki farktır. Dakikada yaklaşık 100 kelime konuşuyoruz, dakikada 200 kelime okumaktayız ancak düşüncelerimiz dakikada 500'den fazla kelime ile çalışmaktadır. Bu kolayca dikkatimizi dağıtabileceğimiz anlamına geliyor. Buna ek olarak artan gelen e-posta listemize, artan sayıda geleneksel ve çevrimiçi medya kaynaklarına ve görünüşte bitmeyen toplantılarımıza ekledik. Etkili bir planın, belirli ilgi gruplarınız hakkında bilgi toplayarak, geri bildirim alarak ve bu verileri etkili mesajlar geliştirmek için uygulayarak bu sorunları çözmesi gerekir. Bu, zaman zaman bu mesajı birçok biçimde iletmek anlamına gelir.
