Etkili iletişim ve bilgi alışverişi, projenin başarısı için kritik öneme sahiptir. Açık iletişim, her ekip üyesinin projedeki rolünü ve hedeflerini anlamasını sağlar. Sürekli bilgi alışverişi, tüm ekip üyelerini ilerleme konusunda bilgilendirir ve ilerlemeyi etkileyebilecek sorunları vurgulamaktadır. Etkili bir şekilde iletişim kurulamaması, projenin başarısını etkileyen maliyetli gecikmelere yol açabilir.
Proje planı
Proje planı, TechRepublic tarafından bildirilen tüm proje iletişimlerinin merkezinde yer almaktadır. Plan, her ekip üyesine projenin neyi sunması gerektiğini ve kimin sorumlu olduğunu bilmesini sağlar. Anahtar tarihleri ve proje bağımlılıklarını sağlar ve karmaşık programları tek tek üyelerin daha kolay anlayabileceği daha küçük bileşenlere böler.
Vizyon
İletişim, her ekip üyesinin proje sonucunun aynı vizyonunu paylaşmasını sağlar. “Houston Business Journal” dergisinin 2002 tarihli bir baskısında, bir inşaat firması ve geliştiricilerin mimarların, müşterilerin ihtiyaçlarını karşılayacak bir iş parkı olan tek bir ortak hedefle proje başarısını elde etmek için müşteri firmaların yöneticileriyle nasıl işbirliği yaptıkları açıklandı.
İletişim Planlaması
Büyük bir proje, birçok ekip üyesini ve çok çeşitli iletişim kanallarını içerir. Etkili iletişim ve bilgi alışverişini sağlamak için, proje yöneticisinin süreci baştan itibaren planlaması ve yönetmesi, projenin çeşitli aşamalarında kimin farklı bilgilere ihtiyaç duyduğunun belirlenmesi önemlidir. Bu süreç, proje yöneticilerinin zamanlarının çoğunu iletişim işleri için harcadıklarını belirten danışmanlık projesi Perfect'e göre devam ediyor.
Bilgi Yönetimi
Ekip üyelerinin proje belgelerinin en son sürümlerine hızlı bir şekilde erişmeleri gerekir. Proje yöneticileri tek bir proje web sitesi veya veritabanı oluşturarak tüm bilgileri merkezileştirebilir ve ekip üyelerine planlar, programlar, tedarikçiler, toplantı tutanakları ve ilerleme raporları gibi önemli belgelere güvenli erişim sağlayabilir.
durum
TechRepublic, durum raporlarını en önemli proje iletişimlerinden biri olarak tanımlamaktadır. Durum güncellemelerini paylaşmak, tüm ekip üyelerinin, proje programlarını veya maliyetlerini etkileyebilecek her türlü kritik sorundan veya beklenmeyen değişikliklerden haberdar olmasını sağlar. Daha sonra gerekli düzeltici önlemleri alabilirler.
Araçlar
E-posta, video konferans ve telekonferans gibi iletişim araçları, proje ekibi üyelerinin farklı yerlerde çalıştıklarında bile bilgi işbirliği yapmasını ve bilgi alışverişini kolaylaştırmasını kolaylaştırır. Sosyal ağ araçları da proje yönetiminde önemli bir rol oynamaktadır. Üyeler, kısa süreli durum güncellemeleri veya önemli proje konuları hakkında yorum yapmak için Twitter veya Facebook gibi araçları kullanabilirler.
