Başarılı bir kongre planlamak, temel toplantı lojistiği üzerinde çalışmaya başlamadan önce ev sahibi kuruluşun büyük resmi stratejik hedeflerini bilmenizi gerektirir. Stratejik hedeflerinizi kullanarak, istediğiniz katılımcıları nasıl çekeceğinizi, doğru yeri seçmeyi, en iyi konuşmacıları seçmeyi ve en cazip olanakları ve etkinlikleri geliştirmeyi etkili bir şekilde planlayabilirsiniz.
Stratejik Hedeflerinizi Tanımlayın
Bir kuruluşun bir kongre hedefleri, her zaman kongre katılımcısının hedefleriyle aynı değildir. Organizasyonun kongreye ev sahipliği yapma nedenlerini öğrenin. Üyeleri cezbetmek, elde tutmak, kar elde etmek, yönetim kurulu ve komite üyelerine bir tatil fırsatı sunmak veya kuruluş için medya tanıtımı oluşturmak olabilir.
Taktik Planını Belirle
Stratejik hedeflerinizi öğrendikten sonra, onlara ulaşmak için taktiksel hedeflerinizi belirleyin. Bunlar arasında, belirli katılımcı türlerini çekmek için seminer ve konuşmacıların seçilmesi, gelir getirici bir fuar olması, katılımın arttırılması için eş etkinliklerinin eklenmesi, golf turnuvası veya nehir gezintisi gibi sosyal işlevlerin düzenlenmesi, ödül ziyafetinin alınması veya yıllık oyların kullanılması sayılabilir. üyelik. Pazarlama planınız, tanıtımı teşvik etmek için reklam, halkla ilişkiler, tanıtım ve sosyal medya stratejilerini içermelidir.
Bütçeyi planlayın
Kuruluşun kongre için finansal hedeflerini belirleyin ve numaralarınızı inceleyin. Kongre masraflıysa belirli bir bütçeyle sınırlı olabilirsiniz. Kuruluşun bir kar hedefi olabilir veya beklenen gelirinize göre harcama yapmanıza izin verilebilir. İyimser ve muhafazakar tescil ve sponsorluk gelirlerine dayalı projeksiyonlar oluşturun.
Gündemi Anahat
Ardından, etkinlik gündeminizi planlayın. Tarihinizi, mekanınızı ve aktivitelerinizi seçin. Pek çok kongre, etkinliğin genel amacını açıklayan ve katılımcıların ilgisini çeken bir temaya sahiptir. Kurulunuzdan veya katılımcılarınızdan tarihler ve potansiyel yerler hakkında bilgi girmeniz ve birini seçmeden önce birden fazla mekan için site ziyaretleri yapmanız gerekebilir. Mekanlar, katılım, finansal performans ve katılım hakkında bilgi edinmek ve sponsorların geri bildirimlerini öğrenmek için önceki sözleşmeler hakkındaki bilgileri inceleyin. Katılımcı girişleriyle başlayan ve her günün programını özetleyen bir takvim oluşturun.
Araştırma Lojistik İhtiyaçları
Mekanlar, konuşmacılar, hazırlayıcılar, eğlence seçenekleri, görsel-işitsel şirketler, yazıcılar ve seyahat şirketleri ile iletişime geçmeye başlayın. Pazarlama, kayıtlar, sponsorluklar, rozetler, check-inler, fuar standları, hediye çantaları, program kitapları ve web sitesi sayfalarının nasıl kullanılacağını belirleyin. Tatil köyleri, yiyecek içecek şirketleri, golf sahaları ve seyahat acenteleri gibi dış satıcılar için teklif talepleri gönderin. İstediğiniz satıcı listesini ve maliyetleri bir araya getirin.
Bir Teklif Yaz
Kurul veya kongre ekibinize kongre için planınızı gösteren bir belge hazırlayın. Kuruluşun hedeflerini ve bu hedeflere nasıl ulaşmayı planladığınızı da dahil edin. Detaylı bir günlük program ile etkinliğin gündemini sağlayın. Tam bir bütçe sunun. Neden temayı, yeri, seminer konularını, konuşmacıları ve sosyal aktiviteleri seçtiğinizi açıklayın. Araştırmanıza dayanarak katılım, gider ve gelir projeksiyonlarınızı haklı kılın.
