Bir satış yapıldığında, müşteri hemen ürün veya hizmet için ödeme yapmazsa, satın alma, müşterinin borçlu olacağı bir hesap olarak kurulur. Alacak hesapları bir şirkete borçludur ve bu bir bilançoda cari olarak varlık.
Alacak Kayıtları
Bir müşteri için ödeme koşulları, genellikle otomatik alacak sistemlerinde kaydedilir. Çoğu şirket için şartlar standarttır. Ortak bir standart "net 30 gün" dür, bu da ödenmemiş toplam ödemenin 30 gün içinde ödeneceği anlamına gelir. Faturanın zamanında ödenmemesi durumunda çoğu koşul, geç ödeme ücretini içerir. Geç ödeme ücretleri, ödenecek tutarın bir yüzdesi veya sabit bir geç ödeme ücreti veya ikisinin birleşimi olabilir.
Faturalama
Bir A / R müşterisinin şartlarına göre, bir fatura oluşturulur ve müşteriye gönderilir. Müşteriye ödeme yapması için zaman tanımak amacıyla, ödeme son tarihinden önce müşteriye faturalar gönderilir. Birçok firma haftalık olarak fatura basar ve postalar.
Ödeme Başvurusu
Ödemeler alındıkça otomatik bir sisteme kaydedilip girilir veya bir defter kağıdına manuel olarak kaydedilir. Kalan bakiyeyi göstermek için bir müşterinin borçlu olduğu toplam tutara, borcu olan borcundan düşülerek hesaplanır.
Gecikmiş Ödeme Bildirimi ve Raporlama
Son ödeme tarihinden sonra yapılmayan ödemelerde, müşterilere vadesi geçmiş bir ödeme bildirimi gönderilir.
Alacak hesabına Borçlu olan ve ödenmeyen parayla ilgili bilgi sağlamak için "yaşlı" bir hesap alacak raporu oluşturulur. "Yaşlı" bir raporda, tarih aralığındaki borçların toplam tutarı gösterilir. Örneğin, rapor vadesi 30 günü, vadesi 60 günü ve vadesi 90 günü geçen bir dolar tutarını gösterir.
İşletmeye nakit akışını yansıtmaktan sorumlu kişi, tahsil edilen parayı ve ek ödemenin ne zaman yapıldığını göstermek için Alacak Hesapları raporunu ve ödeme başvuru bilgilerini kullanır. Bu bilgi, işletmeyi yürütebilecek fonları ve kısa vadeli borçlanma bankaları gibi finansal kaynaklardan ilave fonlara ihtiyaç duyulup duyulmadığını belirlemek için kullanılır.
Koleksiyonları
Vadesi geçmiş alacaklar, Alacaklar Departmanı (küçük şirketler için) veya Tahsilat Departmanı tarafından takip edilmektedir. Bir tahsilat yöneticisi, vadesi geçmiş parayı ve yapılan tahsilat çağrılarının sayısı ve toplanan miktar gibi toplayıcıların faaliyetlerini inceler.
Bir şirket evde koleksiyon yapmamayı tercih ederse, koleksiyon faaliyetleri bir koleksiyon ajansına dış kaynak olarak verilebilir. Şirket içi koleksiyonlar başarılı olmazsa, tahsil edilemez kaynaklar dış kaynaklı olabilir.
