Olay raporları, genellikle sigorta amacıyla, bir şirket içinde olağandışı bir durum meydana geldiğini belgeleyen raporlardır. Olağandışı olay, bir iş günü boyunca gerçekleşmesi beklenmeyen bir şey olabilir. Olay raporlarının olaydan sonra en kısa zamanda yazılması ve yararlı olması için mümkün olduğunca fazla bilgi içermesi önemlidir. Raporun yazılması nispeten basittir ancak biraz özen ve dikkat gerektirmektedir.
Olayların bir özetini yazın, olayların yaşandığı sırayı hatırlatmak için. Olayın başladığı ve bittiği yaklaşık süre ve olayın sahip olduğu herhangi bir etki gibi önemli ayrıntılara dikkat edin.
Kronolojik sırada ne olduğunu belirtin. Olaydan önce, eğer uygunsa başlayın ve ne olduğunu ve nasıl olduğunu açıklarken mümkün olduğunca ayrıntılı bilgi verin. Tüm olayın sırayla yazıldığından emin olun, aksi takdirde kafa karıştırıcı olabilir.
Olayla ilgili diğer detayları not edin. Olaya şahit oldunuz mu, yoksa size bildirildi mi? Eğer öyleyse, kim tarafından? Öğrendiğin zaman ne yaptın? Bu bilgi gelecekte ilgili olabilir.
Doğrudan olaya karışmış kişileri ve buna tanık olanları listeleyin. Bu insanlar veya onların bölümleri için iletişim bilgilerini ekleyin ve polis gibi herhangi bir harici servisin katılıp katılmadığını not edin.
Raporu okuyunuz ve tutarsızlık veya eksik bilgi olup olmadığını kontrol ediniz. Dilinizin basit ve anlaşılır olduğundan ve argo veya uzmanlık dili kullanmadığınızdan emin olun.
Raporu en kısa zamanda dosyalayın veya gönderin.
İpuçları
-
Hiçbir gizli bilginin açığa çıkmamasını sağlayın.
