Teklif talebi, bir şirket, kar amacı gütmeyen kuruluş veya devlet kurumu tarafından, potansiyel satıcılardan listelenen şartlara cevap vermek isteyen bir belgedir. RFP'ler boyut, kapsam ve formata göre değişmekle birlikte genellikle benzer konuları kapsar. Bir RFP, satıcılara sponsor kuruluşa, ne elde etmek istediğine ve seçim için şartlar ve koşullara yer vermek istediğinden bahsedecektir. Bir RFP genellikle satıcılardan neden cevap vermeye hak kazandıklarını, teklifte açıklanan hedeflere nasıl ulaşmayı düşündüklerini ve ödenmesini bekledikleri fiyatı açıklamalarını ister.
Satın almak istediğiniz mal, ürün veya hizmetleri ve satıcının sahip olmasını beklediğiniz nitelikleri içeren RFP'nin amacını ve kapsamını açıklayın. Bu, satıcıların uygun olup olmadıklarını ve cevap vermek isteyip istemediklerini belirlemesini sağlayacaktır. Şirketinizin üç ayda teslim edilen 10.000 mavi widget'a ihtiyacı olduğunu belirterek, kuruluşunuz yaşlı müşteriler için günlük 200 yemek hazırlamak ve servis yapmak için bir yer ve ekipman arıyor veya ajansınız müşteri hizmetlerini geliştirmek için eğitim gerektiriyorsa, kendinizinkini ve satıcıların zaman ve çaba.
Potansiyel satıcılara faydalı veriler sağlayan şirketinizin, kuruluşunuzun veya ajansınızın bir tanımını yazın. Çoğu üreticinin RFP'nize yanıt vermesi zaman ve paraya mal olacağından, gelecekteki bir çalışma ilişkisi kurulmasına yardımcı olur. Ürün veya hizmetleriyle neyi başarmayı planladığınızı açıklayın. Sorularını ve yazışmalarını yönlendirmeleri gereken kişileri belirleyin.
İşin kapsamını tam olarak belirtin, böylece satıcılar emek, malzeme ve diğer maliyetlerin doğru projeksiyonlarını yapabilir.Öngörülen tamamlanma tarihlerinizi listeleyin, böylece gerçekçi bir zaman çizelgesi geliştirebilirler. İş, çevre ve güvenlik standartları gibi onların yerine getirmelerini beklediğiniz koşulları tanımlayın. Gereksinim duyduğunuz performans standartlarını ve çabalarını nasıl izlemek ve değerlendirmek istediğinizi belirtin.
Teslimatlarını beklediğiniz planları, raporları, ürünleri, hizmetleri ve malzemeleri ve bunların ne zaman tamamlanmasını istediğinizi listeleyin. Satıcılar, beklediklerinde istediklerinizi teslim etmelerini engelleyen koşullara sahip olabilir. Beklentilerinizle bir satıcı arasındaki farklar, sözleşme müzakereleri sırasında tartışma konusu olabilir. Bazı RFP'ler, iptal hükümleri ve gizlilik sözleşmeleri gibi önerilen sözleşmenin standart kalemlerini içeren bir bölüm içerir.
RFP'nize, aldığınız cevapları değerlendirmek için kullanacağınız kriterleri ve kazanan teklif sahibine verilen ödevin şeklini ve zamanlamasını ekleyin. Bu, iyilikçilik iddiaları veya diğer adaletsiz uygulamalardan kaçınmak için önemlidir. Birçok RFP, maliyet, iş kapsamı, nitelikler ve personel gibi kalemlere puan vererek bir puan sistemi kullanır.
