Gündemler bir toplantının beklentilerini şekillendirir. Bir gündem şablonu kullanmak, bir yönetmen toplantısı için standardizasyon ve resmi bir format sağlar. Toplantılar için planlama, sorunsuz bir toplantı için gereken profesyonellik ve hazırlık durumunu gösterir. Gündeminizi toplantıdan bir veya iki gün önce dağıtmak, davetlilerin toplantı sunumlarını ve tartışmalarını hazırlamalarını ve öngörmelerini sağlar. Yönetmenin sık sık karmaşık belgeleri sıralamak için çok az zamanı olan meşgul programları vardır. Ajanda formatını ne kadar basit hale getirirseniz, yöneticilerin ve asistanların toplantı amacını, yerini ve konularını belirlemesi o kadar kolay olacaktır.
Yönetmeninizin toplantı gündemini Microsoft Word gibi bir kelime işlemci programında oluşturun. Word, bir başlangıç noktası olarak kullanmak isteyebileceğiniz birçok indirilebilir toplantı gündem şablonuna erişebilen ve bunları sağlayan bir uygulamadır. Gündemi şirket logonuz ve adınızla kişiselleştirebilirsiniz.
Toplantı adını, tarihini, saatini, yerini ve konferans görüşme bilgilerini gündem başlığında girin. Bilgileri sayfanın en üstünde ve ortalanmış olarak net bir şekilde sunun, böylece davetliler toplantıya nasıl ve ne zaman erişeceklerini açıkça bilirler. Ayrıca sayfada yer verildiği şekilde davetlilerin ve kolaylaştırıcıların bir listesini de dahil etmek isteyebilirsiniz.
Katılan direktörlerden gündem konularını isteyin. Gündem konularını sormak için toplantıdan en az bir hafta önce bir e-posta gönderin. Her konuyu nasıl sunmayı planladığınıza göre gündem konularını listeleyin. Şablonda, her gündem maddesini soldaki numaraya ve tartışmanın konunun sağına yönlendirilmesinden sorumlu olan kişinin adına göre sıralayın. Zaman sınırlıysa, her konuya, gündem maddesinin yanında listelenerek zaman çerçevesi atamak isteyebilirsiniz.
Son iki gündem maddesi olarak “Sonraki Adımlar” ve “Diğer Öğeler” i listeleyiniz. Bu, toplantınızın herhangi bir eylem planı maddesiyle ve gündemde resmi olarak listelenmemiş diğer konuları içermesini sağlayacaktır.
İpuçları
-
Sonraki yönetmen toplantıları için aynı gündem formatını kullanın. Yöneticiler gündem formatına bakmaya ve toplantı detaylarını ve konularını kolayca görmeye alışacaklar. Ajandalarınızın derli toplu olmadığından, çizgiler arasında bol miktarda boşluk bulunduğundan ve belgenin amacını ve toplantı nedenini açıkça gösterdiğinden emin olun.
