Komite toplantıları, hem kar amacı gütmeyen hem de kar amacı gütmeyen işlerin yürütülmesinde önemli bir rol oynamaktadır. Bazı komiteler gayriresmi bir temelde çalışsa da, belirli görevleri yerine getirmek için gereken şekilde toplanan üyelerle, diğer komiteler daha resmidir. Bazılarının finansal denetimler, yönetici seçimi, hisse senedi teklifleri, üyelik onayları ve güvenlik gözetimi gibi konularda yasal sorumlulukları vardır. Bu komitelerin, Robert'ın Düzen Kuralları veya benzeri kurallar gibi protokolleri kullanarak resmi bir toplantı yapısını benimseme olasılığı daha yüksektir.
İhtiyacınız olacak ürünler
-
Gündem
-
Dakika
Komite toplantısından en az bir hafta önce yazılı bir gündem hazırlayın ve gönderin. Komitedeki herkes gündemi gözden geçirmek ve toplantıda görüşülecek konulara hazırlanmak için zamana ihtiyaç duyar.
Zamanında sipariş vermek için toplantıyı arayın. Bu genellikle komite başkanı tarafından yapılır. Sekreter toplantıda hazır bulunan herkesi dakikalar içinde not alacak. Toplantıya zamanında sipariş verilmesi, insanları zamanında görünmeye teşvik eder ve tüm komite üyelerine ve zamanlarına saygı gösterir.
Gündemin ve toplantı sırasında sunulacak raporların kopyalarını dağıtın. Komite sürekli toplanırsa, önceki toplantının tutanaklarının kopyalarını dağıtın. Komite üyelerinin dakikaları, gündemleri ve diğer raporları incelemeleri için zaman verin. Önceki toplantının tutanakları hakkında herhangi bir yorum olup olmadığını sorun ve ardından tutanakları kabul etmek için bir hareket ve bir saniye olup olmadığını sorun.
Toplantıdaki her maddeyi ele almak için gündemin sırasını takip edin. Tartışılan gündem maddesiyle ilgili hareketlerin yapılmasına izin verin. Hareket halinde konuşmak isteyen her üyeyi tanıyın. Bir kişinin bir anda konuşmasına izin verin ve uygunsa, her bir kişiye duyulması için bir şans verin. Tartışma tamamlandığında harekete oy verin. Bazı durumlarda, üyeler değişiklik önerecek ve komite başkanı hareketten önce değişiklikleri oylama çağrısında bulunacak.
Toplantıyı, gündem tamamlandığında veya toplantı zamanının bitişi geldiğinde sona erdirin. Komite başkanı bir toplantıyı hareketsiz, ikinci veya oy kullanmadan erteleyebilir. Sekreter eksik olan işleri kaydeder, böylece bir sonraki toplantının gündemine girebilir.
İpuçları
-
Resmi komite toplantılarının çoğu, toplantının geçerli olabilmesi için yeterli sayıda üyelerin bulunmasını gerektirir. Kuruluşun tüzükleri, nisabın nasıl elde edileceğini tanımlayacaktır. Genelde üyelerin en az yarısıdır.
