Performans değerlendirme sistemleri, kuruluşların istihdam kararlarını haklı göstermelerine yardımcı olur. Sistem, sadece yıllık bir performans incelemesinden daha fazlasını içerebilir. Sağlam bir değerlendirme sistemi, yıllık bir incelemenin yanı sıra spot ödüller, övgüler ve disiplin süreçleri içerebilir. Temel bir performans değerlendirme sisteminin amacı, güçlü performansın tanınması ve sürdürülmesi ve çalışanlarının iş performanslarının şirketin standartlarını karşılamadığı alanlarda iyileştirilmesi için motive edilmesidir.
İpuçları
-
Performans değerlendirme sistemi, şirketinizin beklentilerini karşılayan veya aşan çalışanları tanır ve ödüllendirir. Performans değerlendirme sistemleri ayrıca marjinal çalışanların becerilerini ve bilgilerini geliştirebilecekleri alanları da belirler.
Performans Değerlendirme Amaçları
Kuruluşlar, şirketin bir dizi hedefi gerçekleştirmesine yardımcı olan istihdam kararlarını vermek için performans değerlendirmeleri kullanır. Performans değerlendirmeleri, işverenlerin uzun süre yeni çalışana güvenip güvenmeyeceğine veya çalışanın ücretini yükseltip yükseltmeyeceğine karar vermelerine yardımcı olur. Ek olarak, performans değerlendirme süreci, bir çalışanın artan sorumluluklar, üst düzey iş görevleri veya terfi için potansiyelini belirlemede özellikle yardımcı olabilir. İş transferleri, atamalar veya aldatmalar, bir çalışanın performans değerlendirmesine dayanabilecek diğer istihdam kararlarıdır.
Bir çalışan, şirketle görev süresinin erken aşamalarında olduğunda, şirket işin yeteneklerine ve niteliklerine uygun olup olmadığını belirlemek için bir değerlendirme kullanabilir. Yeni işe alınan çalışanlar için bu değerlendirme, çalışanın başlangıç tarihinden itibaren 60 günden altı aya kadar her yerde olabilir. Daha uzun süre (altı ay) işverene, çalışanın verilen tüm görev ve sorumlulukların neredeyse tamamını göstermesini gözlemlemek için yeterli zaman verir. Aynı zamanda, yeni çalışanın meslektaşları, meslektaşları ve amirleriyle iyi geçinmek suretiyle çalışma ilişkileri kurup kurmadığına dair kültürel bir uygunluğun olup olmadığını belirlemek için yeterli zaman sağlar.
Puanlarının performans değerlendirmesinde ne kadar yüksek (veya düşük) olduğuna bağlı olarak, işlerinde olağanüstü performans gösteren çalışanlar maaş zammı veya ikramiye alabilir. Örneğin, işçileri performansa dayalı ikramiye ile ödüllendiren şirketler, değerlendirme süresi yöntemini, bonus zamanı geldiğinde şirketin ne kadar cömert olacağını belirlemek için kullanabilir. Benzer şekilde, maaş zammı uygulandığında, yalnızca şirketin performans standartlarını karşılayan çalışanlar en düşük yüzde maaş zammı alırken, performansı üstün olan çalışanlar en yüksek maaş zammı alır ya da bir yıl sonu alabilir mükemmel performans için onları ödüllendiren bonus.
Transfer ve yeniden atama gibi istihdam kararları, çalışanın mevcut işinde ne kadar iyi olduğuna bağlı olabilir. Örneğin, performansı müşteriye dönük bir konumda çalışmak için vasat olarak derecelendirilen bir çalışan, şirketin müşterileriyle etkileşimi gerektirmeyen bir rolde çok daha iyi performans gösterebilir. Spesifik olarak, müşterileri ile ilişki kurmayı zorlaştıran bir satış temsilcisi, müşterileriyle etkileşime girmesinin gerekmediği sahneler rolünün arkasında daha iyi performans gösterebilir. Bu tür bir istihdam kararı, ilişkilerini geliştirmede düşük puan aldığını, ancak müşterilerle veya müşterilerle sürekli etkileşim gerektirmeyen detay odaklı görevlerde yüksek puan aldığını gösteren bir performans değerlendirmesi ile desteklenebilir.
Performans değerlendirmeleri, çalışanın iş performansının nasıl geliştirileceğine ilişkin eğitim veya rehberlik sağlamak veya çalışanın yeni beceriler edinmesine yardımcı olmak gibi gelişimsel amaçlar için yaygın olarak kullanılır. Performans değerlendirmeleri yalnızca sayısal puanlar içeriyorsa veya denetçinin geri bildirimini anlatı biçiminde içeriyorsa, derleme mükemmel bir bilgi kaynağıdır.Bu bilgiler, çalışanın performansını iyileştirmesine yardımcı olması için gereken eğitim türüne karar vermek için kullanılabilir, örneğin onu gelecekteki liderlik rollerine hazırlamaya yardımcı olacak mesleki gelişim seçeneklerini. Yüksek potansiyeli olan çalışanlar için, yıllık değerlendirmelerde belgelenen sürekli olarak güçlü iş performansı, terfi kararları almanın gerekçesidir.
Bir başka performans değerlendirme hedefi de motivasyonla ilgilidir. İyi yapılan bir iş için övgü ve tanınma alan çalışanlar, iş performanslarını sürdürmek veya hatta geliştirmek için sık sık motive olurlar. Bir ücret artışı bazı çalışanlar için motive edici olsa da, bir süpervizör gibi tanınması, teknik uzmanlıklarını "üstün" olarak derecelendirmek, diğer çalışanların yüzde 3'lük bir ücret artışından daha fazla takdir ettikleri ilhamdır.
Performans Değerlendirme Yöntemleri
Birkaç popüler performans değerlendirme veya inceleme yöntemi vardır. En iyi yöntemi seçmek, kuruluşunuzdaki seviyeler ve pozisyonlar, denetim ve yönetim uzmanlığı ve çalışanlarınızın yerine getirdiği görev ve görevler gibi faktörlere bağlıdır. Örneğin, bir üretim tesisinde süpervizörseniz, üretime dayalı bir değerlendirme, çalışanların iş görevlerine ideal olarak uygundur. Üretime dayalı bir değerlendirme tipik olarak çalışan çıktısını ölçen sayısal bir ölçek kullanır. Üretimi asgari miktar standartlarınızı karşılamayan veya çıktısını kalite standartlarınızı karşılamayan çalışanların düşük performans değerlendirme raporu veya puanı alması muhtemeldir.
Yaygın olarak kullanılan performans değerlendirme türlerinden bazıları, hedeflere göre yönetim, grafik derecelendirme ölçekleri, çok dereceli geri bildirim ve zorunlu sıralamadır. Çalışanlarınız için hangisini seçeceğiniz iş işlevlerine, pozisyonuna veya rütbesine ve çalışanlarınızın geri bildirimde bulunmak için bir öz değerlendirme veya iş arkadaşı tamamlamasını isteyip istemediğinize bağlıdır.
Hedeflere göre yönetim veya MBO, değerlendirmeler, yöneticinin ve yöneticinin amirlerinin gözden geçirme süresi boyunca tamamlanmalarını belirlemek için birlikte çalıştıkları belirli performans değerlendirme hedefleri içerir. Değerlendirme görüşmesi sırasında yönetici ve amir, her bir hedefi, çalışanın her birine ulaşmak için gerçekleştirdiği eylemleri ve amacın yerine getirilip gerçekleştirilmediğini gözden geçirir. Yönetici bir hedefe ulaşmayı başaramazsa, genellikle yöneticinin bu hedefe ne kadar ulaşabileceğini ve onun yüzde 100 tamamlanmasını engelleyebilecek engelleri tartışır. Yönetici başardığı hedefler için, çalışan bu başarıların tamamlandığını belirtir ve bunları başarmak için attığı adımları belirten yorumlar ekler. Bu hedefe yönelik çalışırken karşılaştığı zorlukları da ekleyebilir. Bunun gibi yorumlar, kendisine benzer hedefler atanması durumunda yol boyunca yararlı olabilir veya amaca gerçekten ulaşılabilir olup olmadığının belirlenmesinde süpervizörü için yararlı olabilir. Tamamlanan MBO'nun genel bir değerlendirmesi, hedeflerin çalışanın beceri seti veya deneyim seviyesi için uygun olup olmadığını belirleyebilir.
Grafik derecelendirme ölçekleri genellikle bir çalışanın iş performansını değerlendirmek için en basit ve en uygun performans değerlendirme yöntemidir; Bununla birlikte, denetim otoritesinin algısına ve değerlendirmelerine dayanarak sonuçları eğriltme potansiyeli vardır. Bu performans değerlendirme formu, çalışanın özelliklerini ve çalışma stillerini ve bir derecelendirme ölçeğini içerir (örneğin, 5 mükemmel olmak üzere 1'den 5'e kadar bir ölçek). Alternatif olarak, derecelendirme ölçeği "zayıf" ila "kabul edilebilir" ila "mükemmel" arasında değişebilir. Denetim otoritesi her bir niteliği veya niteliği değerlendirir. Şirket çalışandan geri bildirim isterse, çalışanın kendi kendini derecelendirmesini sağlaması için başka bir sütun olabilir. Çalışanların geri bildirimlerini davet etmedeki zorluklardan biri, derecelendirmelerdeki potansiyel mesafeyi uzlaştırmaktır. Örneğin, çalışan örgütsel becerilerini mükemmel olarak değerlendirebilirken, süpervizör performansının kabul edilebilir olduğunu düşünüyor. Derecelendirme için belirli iş görevlerini dahil etmek, bu tür performans değerlendirmenin öznel doğasını ortadan kaldırmanın bir yoludur. "Zamanında ve hatasız atanan işe dönüş" veya "atanan görevleri tamamlayan ekip üyeleriyle işbirliği içinde çalışır" gibi faktörler ekleyerek, denetim otoritesinin bu tür bir değerlendirme işlemini tamamlarken sağladığı öznellik miktarını kontrol edebilirsiniz.
Çok dereceli geri bildirim - genellikle 360 derece değerlendirmeler - çalışanın amirinden, akranlarından ve doğrudan raporlardan geri bildirim ister. Bu değerlendirme türü, çalışanın performansını üç farklı bakış açısıyla değerlendirir ve özellikle, rapor verdikleri bir yönetici ile birlikte çalıştıkları, birlikte çalıştıkları kişiler ve denetlediği çalışanlar ile düzenli olarak çalışan birinci sınıf denetçiler için faydalıdır. 360 derecelik değerlendirmelerin avantajı, iyileştirme alanlarını tespit etmeleri ve elbette, çalışanın üstün olduğu alanları vurgulamalarıdır. Bu tür bir değerlendirmenin gerçekten etkili olması için birkaç puanlayıcıdan geri bildirim toplamak önemlidir. Örneğin, eğer süpervizörün tek bir doğrudan raporu varsa, o astın reytinginin ne olduğu ve sadece süpervizörün süpervizörün nasıl garip bir çalışma ilişkisi için yapabileceğini bilmek olduğu açıktır. Bu nedenle, her kategoride en az üç puanlayıcı bulundurmak akıllıca olacaktır: en az üç eş ve üç doğrudan rapor.
Zorla sıralama performansı değerlendirme yöntemi, General Electric'in eski CEO'su Jack Welch tarafından yaygınlaştırıldı. Bu yöntemi kullanarak denetçiler çalışanları üç gruba ayırır: çalışanların yüzde 20'si, yüzde 70'i orta ve yüzde 10'u. Genellikle "rütbe ve yank" yöntemi olarak adlandırılan bu, denetçilerin çalışanların yüzde 10'unu gerçekten gerekli olmayan çalışanlar olarak gördüğü anlamına gelir. Sonlandırılabilirler çünkü performansları şirketin standartlarının çok gerisindedir. Yüzde 70'i işlerini sürdürüyor, ancak çalışanların ilk yüzde 20'sine katılmak için çaba göstermelerini ya da en azından yüzde 10'a düşmemelerini umarak motive edecek koçluk, eğitim ve mesleki gelişim alıyorlar. performans değerlendirme yaklaşıyor. En üstteki yüzde 20, süper starlar ve açıkça şirkete o kadar değer veriyorlar ki, sadece işlerini sürdürmekle kalmıyorlar, aynı zamanda maaş artışı, ikramiye veya her ikisiyle de örnek performans için ödüllendiriliyorlar. (Orta sınıftaki çalışanlar, maaş artışları ve primler de alabilir, ancak en iyi oyuncular kadar cömert değiller). Bu tür performans değerlendirme yöntemi, çalışanları bu inceleme türüne hazırlamak için çok fazla çalışma gerektirir ve çalışanları, iş performanslarından başka bir şeye dayanarak rasgele veya keyfi bir şekilde sıralamalarını engellemek için eğitim denetleyicileri gerektirir.
Performans Değerlendirme Raporu
Yazılı bir performans değerlendirme raporu iki kritik nedenden dolayı önemlidir. Birincisi, performans değerlendirmeleri genellikle ücret yükseltmeleri, promosyonlar, demosyonlar, ikramiye ve iş atamaları veya transferler gibi istihdam kararlarını vermek için kullanıldığından, kararlarınızı destekleyen dokümanlara sahip olmanız gerekir. İkincisi, her çalışan kişisel dosyaları için değerlendirmenin basılı bir kopyasına (veya kağıtsız bir işlem yaparsanız elektronik kopyaya) sahip olma hakkına sahiptir.
Performans değerlendirme tartışmasını yaparken, çalışana kopyasını sunun ve mümkün olduğunda yüz yüze bir toplantıda gözden geçirin. Performans değerlendirme süreci, tartışmayı özel bir ofis veya konferans odasında, tercihen amir ve çalışan için nötr bir konumda yaptığınız takdirde en etkilidir. Bir çalışanın performansını görüşürken, özellikle performans değerlendirmesi hassas konuları ele alıyorsa veya çalışanın performansı veya çalışma alışkanlıkları hakkında ciddi endişeler içeriyorsa, gizlilik önemlidir. Uzak bir çalışanı yönetiyorsanız, konferans aramasındaki performansını incelemeden önce, çalışana gizli olarak işaretlenen bir e-posta kopyasını verin. Çalışanın değerlendirmesini sıklıkla sunma şekliniz, çalışanın moralini ve iş tatminini etkileyebilir.
Performans değerlendirme hedefi, bir çalışanın iş görevlerini ne kadar iyi yaptığını bildirmek veya profesyonel gelişimine yatırım yaptığınız çalışanla iletişim kurmaktır. Bu iletişimdeki kilit unsurlardan biri gerçek performans değerlendirme raporudur. Çalışanınıza, kuruluşunuzun performans standartlarını karşılama açısından nerede durduğunu görmek için bir sonraki değerlendirme dönemi boyunca başvurabileceği bir referans verir.
