Şikayet mektubu, bir şahıs veya kuruluşla olan şikayetinizin kalıcı bir kaydı olarak işlev görür. İyi yazılmış bir mektup, belirli bir ürün veya hizmetle karşılaştığınız sorunu ve beklenen çözümü açıkça belirtir. Mektubunuzu yazarken, sakin ve profesyonel bir tonu kabul edin. Herhangi bir tehdit, tanımlanmamış öfke, alay veya uygunsuz bir dil kullanmaktan kaçının. Çoğu durumda, probleminizden sorumlu olmayan bir kişiye bir mektup yazarsınız, ancak sorunu çözmede yardımcı olabilir.
Mektubunuzu belirli bir kişiye gönderin. "Sevgili Efendim" veya "Endişeli Kime" kullanmayın. Şirket santraline telefon edin ve uygun yöneticinin adını ve unvanını sorun. Adının doğru yazılışını onaylayın. Bir adı tanımlayamıyorsanız, "Müşteri Hizmetleri Yöneticisi" gibi uygun bir başlık kullanın.
Şikayetinize ilişkin tüm detayları kaydetmek için kalem ve kağıt veya kelime işlem programınızın taslak versiyonunu kullanın. Ürün adı ve açıklaması, sipariş numarası, marka adı, model numarası, fiyat ve satın alma tarihi gibi bilgileri ekleyin. Şikayetinizle ilgili tüm belgelerin fotokopisi. Tüm bilgileri tekrar okuyun ve şikayetinizin meşru olduğundan emin olun.
Mektubu olumlu bir notla başlatın. Kuruluşun bazı olumlu yönlerini tartışmak için ilk paragrafı kullanın. Örneğin, markaya olan bağlılığınızdan veya şirket personeli ile yapılan herhangi bir özel ilişkiden bahsedebilirsiniz. Örneğin, "Geçmişte, mağazanızı ziyaret etmekten keyif aldım. Satış ortaklarının çoğu beni isimlerle karşıladı ve satın alımlarımdan memnun kalmamı sağlamak için yola çıktı."
İkinci paragrafta şikayetinizin niteliğini belirtiniz. Şikayetinizi işleme koymak için okuyucunun bilmesi gereken tüm ayrıntıları ekleyin. Örneğin, "30 günlük garantimin koşulları altında, 7 Mart 2011'de satın aldığım monitörü 373.89 ABD Doları'na iade ediyorum. Ek, makbuzun bir fotokopisidir." Makbuzların orijinal belgelerini veya diğer belgeleri göndermeyin.
Beklentilerinizi açıkça belirtmek için üçüncü paragrafı kullanın. Örneğin, "Ekmek kızartma makinesi üretici tarafından belirtildiği gibi performans göstermediğinden, ekmek kızartma makinesinin iadesi için ödediğim posta ücretinin 47.83 $ 'lık tam ve anında geri ödenmesini bekliyorum. Cevabınız için dört hafta bekleyeceğim. Sizden, Better Business Bureau ile temasa geçeceğim."
İpuçları
-
Adınızı, adresinizi, telefon numaranızı ve e-posta adresinizi ekleyin. Kısa paragraflar yazın ve mektubun uzunluğunu bir sayfada tutun. Mektubunuzu düzeltmek için güvenilir bir arkadaşınıza veya akrabanıza sorun. Yazım ve dilbilgisi hatalarını kontrol etmenin yanı sıra, harfin tonunun uygun olduğundan emin olmalıdır.
