Toplantı tutanakları toplantı sırasında yapılan eylemleri gösterir. Format, Robert'ın Sipariş Kurallarını takip eder ve kulüp ve iş toplantılarından hükümet toplantılarına kadar her şey için kullanılır. Yıllık HOA (Ev Sahipleri Birliği) toplantıları için dakikalar, HOA kurulunun kararlarının ve eylemlerinin bir kaydını sunar. Toplantıya not alarak ve kayıt yaparak, kurul sekreteri toplantıyı takip eden tutanakları doğru bir şekilde kaydedebilir. Belgeyi özlü ve objektif tutmak için görüş, tutanaklardan uzak tutulmalıdır.
Toplantı konularının ana hatlarını oluşturmak için toplantı gündemini kullanın. Konuları listeleyin ve notlarınız için yer bırakın.
Toplantıda, katılım, hareketler, kararlar ve toplantı sırasında tartışılan konular hakkında not alın. Kimin ne söylediğini not alın, böylece doğru şekilde niteleyebilirsiniz. Herhangi bir şeyi kaçırmamak için ses kayıt cihazını kullanabilirsiniz. Notlarınız tartışmayı özetlemelidir. Toplantının saatini ve tarihini ve toplantının bitiş saatini yazın.
Dakikaları, HOA adı ve toplantı adı ile başlayarak yazın. Katılanları ve olmayanları listeleyin. Yönetim kurulu üyelerini unvan ve isimle belirtin. Toplantının saatini ve tarihini kaydedin.
Tartışıldıkları konuları sıralayın ve her konu için alınan hareketleri, oyları ve kararları dahil edin. Sunulan, fikir ve varsayım dışında kalan gerçekleri listeleyin.
Toplantıda sunulan raporları ekleyin. Dakikalar içinde sunulduğunu listeleyin.
İhtiyacınız olacak ürünler
-
Not defteri
-
Kalem
-
Ses kaydedici (isteğe bağlı)
-
Bilgisayar
-
Toplantı gündemi
