Şirketler, kredi hesaplarıyla birlikte müşterilerin tutarlarını ve vade tarihlerini izlemenin bir yolu olarak alacak hesapları oluşturuyor. Alacak hesapları, bir şirketin kredi sunduğu hesapları ifade eder. Bu müşteriler şirketten alışveriş yaparlar ve faturaları daha sonraki bir tarihte öderler. Alacak hesaplarının çoğu yaşlanma programları olarak tasarlanmıştır. Yaşlanma programı, her müşterinin adını, bakiyesini ve tutarların vadesi geçmiş veya geçmiş olup olmadığını gösteren bir dökümü listeler.
Bir elektronik tablo programını açın. Alacak hesap planı oluşturmanın en kolay yolu bir elektronik tablo belgesi kullanmaktır. Belgeyi adlandırın ve kaydedin.
Başlığı hazırla. Belgenin en üstünde “Alacak Hesapları Yaşlanma Takvimi” gibi raporun başlığı yer almalıdır. Başlığın altına şirketin adını yazın ve altına da zamanlamanın tarihini ekleyin.
Sütun başlıklarını girin. Alacak hesaplarının hesaplanması tipik olarak altı sütun içerir. Soldan sağa, sütun başlıkları şunlardır: "Müşteri Adı," "Alacak Toplam Hesap," "Cari", "Son Ödeme Tarihi 1-30 Gün", "Son Ödeme Tarihi 31-60 Gün" ve "Son Ödeme Tarihi 60 Günden Sonra."
Cari hesap alacak defterini alın. Bu defter, tüm alacak hesapları ve işlemlerini içeren bir bağlı defterdir. Hesaplara yapılan tüm masrafları, tüm ödemeleri, her bir hesabın cari bakiyelerini ve son tarih bilgilerini içerir.
Hesapların ayrıntılarını aktarın. Alacak hesap defterinden, müşterinin adını elektronik tabloya ve borçlu olunan toplam miktarı girerek ilk müşteriyle başlayın. Toplam tutarları doğru kategorilere koyarak toplam tutarı ayırın. Örneğin, Sue’nun Catering’ine toplam 500 ABD Doları borcu varsa, bu tutarı “Toplam Alacaklar” altına yerleştirin. Bu tutarın 100 ABD Doları, 400 ABD Doları'nın vadesi 45 gündür. 100 ABD Doları, “Geçerli” etiketli sütuna, 400 ABD Doları ise “31-60 Gün Sonu” etiketli sütuna yerleştirilir.
Alacak hesapların tümü için bu adımı tekrarlayın. Tüm hesaplar e-tabloya doldurulduktan sonra, her sütun için toplamları hesaplayın. “Alacak Toplamı” etiketli sütun, diğer dört sütunun toplamına eşit olmalıdır. Her sütunun toplamını e-tablonun en alt satırına yerleştirin.
