Gizli bilgiler, ister iş gerekse kişisel nedenlerle, tamamen gizli tutmak istediğiniz herhangi bir veri parçasıdır. Gizli bilgileri başka bir tarafa gönderirseniz, riskli bir işlemdir. Gizli mesajı, değeri yüksek olduğuna inandığınız her şeyi koruyacağınız gibi güvence altına almalısınız.
Ortak Senaryolar
İşletmeler genellikle gizli işlerle ilgili gizli bilgileri diğer iş ortaklarına ya da iş arkadaşlarına gönderir. Bir örnek, eğer bir şirket bir başkasıyla birleşmeyi düşünüyorsa, önerilen planı iletmesi gerekiyor ve rakiplerin henüz bilmesini istemiyor. Bir tarafın gizli bilgileri iletmesi gereken diğer bir ortak senaryo, bir film yazarının yayınlanmamış bir senaryoyu bir yönetmene göndermek istemesidir. Bir işveren, bir adaya gizli bir iş teklifi sunabilir veya aday, başvurusunu gizli tutmak isteyebilir. Her üç durumda da, bir gizlilik kapak mektubunun, ekteki bilgiye başlangıç niteliği olarak verilmesi akıllıca olacaktır.
Neden bir kapak mektubu?
Gizli bilgileri, e-posta veya posta yoluyla gönderirken, yetkisiz üçüncü şahıslar tarafından ele geçirilmesini riske atarsınız. Ancak, bilgi alıcıya güvenli bir şekilde ulaşsa bile, bilgileri yönetmek ve gizli tutmak söz konusu olduğunda, alıcı tarafın dikkatsizliğini riske atıyorsun. Tam gizlilik arzunuzu güçlendiren bir kapak mektubu oluşturarak riski en aza indirebilirsiniz.
Neler Dahil Edilmeli
Bir kapak mektubuna dahil edilen ilk maddelerden biri, kalın veya büyük harfle yazılan harfin üst kısmına veya doğrudan gövdesinin üstüne doğrudan basılan "Gizli" veya "Kişisel ve Gizli" etiketidir. Alıcıya, “Proje X ile ilgili son zamanlarda yaptığımız tartışma” gibi, iletişimin neye başvurduğunu genel olarak hatırlatın. Alıcının okumak üzere olduğu şeylerin tüm içeriğinin tam bir gizlilik içinde tutulacağını açıkça ifade edin - taraf yok açıkça adlandırılmış alıcılar dışında görüntülemelidir.
Diğer Hususlar
Bazı durumlarda gizli bir belgeyi başka bir tarafa göndermeden önce, şahsın bir gizlilik sözleşmesini (NDA) incelemesi ve imzalaması - özellikle de son derece gizli veriler ise akıllıca olur. NDA, gizli bilgilere, alıcının yükümlülüklerine ve bilgileri gizli tutmak için belirli bir zaman çizelgesine atıfta bulunurken neyin dahil olduğunu tanımlar. Gizlilik sözleşmenizin kilit şartlarını kapak mektubunuzda tekrar doğrulayın. Ayrıca, imzalı NDA'nın bir kopyasını da kapak mektubunun hemen arkasına eklemelisiniz.
