Gizli bir faks iletimini en iyi şekilde nasıl kullanabileceğinizi düşünen ilk işletme uzmanı olmazsınız. Bunu “gizli” olarak etiketleyin; farkında olmadan merakı ve birinin gizliliğini istila etmeye davet edebilirsiniz. Atla ve sonuçları daha da kötü olabilirdi. Her iki meseleyi, faksınızı, faks kapak sayfasında "gizli" olarak etiketleyerek belirgin bir şekilde etiketleyin. Ardından, sayfanın altına gizli bir altbilgi mesajı yazarak göz uyarısına bazı dişler yerleştirin.
Kelime işlem programınızda 1 inç boşluklarla yeni bir belge oluşturun. Varsa, iş logonuzu sayfanın başına yerleştirin.
“Gizli” kelimesini sayfanın üstündeki kalın harflerle ortalayın. Vurgu için harfleri büyük harf yap. Hızlı tanıma için "Faks", "Faks kapak sayfası" veya "Faks iletimi" kelimelerinin altına ve ortalanmalıdır.
Kapak sayfasının sol tarafına “Tarih:” “Saat:” ve “Kapak sayfası dahil sayfa sayısı:” yazın. İki kez boşluk bırakın ve ayrı satırlara “Adres:” “Faks numarası:” ve “Telefon numarası:” yazın. Tekrar iki kez boşluk bırakın ve ayrı satırlara “Gönderen:” “Faks numarası:” ve “Telefon numarası:” yazın. Faks ve telefon numaralarının eklenmesi, özellikle faks kaybolursa, yanlış yerleştirilirse veya hiç gelmezse bazlarınızı kaplamanın akıllı bir yoludur. Bir numara yanlışsa veya iki numara çevrilmişse, gelecekteki faks iletimlerindeki hatayı düzeltebilirsiniz.
Faks kapak sayfanızı iş gereksinimlerinize uygun bir bölümle kişiselleştirin. Örneğin, düzenli olarak aynı kişiye veya departmana faks gönderiyorsanız, “Yönlendirme bilgileri” veya “Sonraki adımlar” başlıklı bir kutu oluşturabilirsiniz. Veya, bir "Yorumlar" bölümü oluşturarak seçeneklerinizi açık tutabilirsiniz. - “Bu faksın alındığını doğrulamak için lütfen hemen beni arayın” gibi bir not veya talimatlar yazın.
Faks kapak sayfasının altına bir altbilgi mesajı yazın. Bazı e-postalarda gördüğünüz gizli uyarıya benzer şekilde, bu mesaj şu faksı iletmelidir: gizlidir; sadece muhataplara yöneliktir; ve “ifşa edilmesi, kopyalanması, kullanılması veya dağıtılması” yasaktır. Ayrıca, gönderenin hatalı bir makbuzdan haberdar edilmesini de talep etmelidir - faks kapak sayfasının en üstünde bir telefon numarası vermenin bir başka iyi nedeni.
